关于公司周例会及月度总结例会流程通知

    时间：2022-10-08

 关于公司周例会及月度总结例会流程通知

 为使每次会议更高效、有序，现将开会有关事项通知如下，各员工须遵照执行。 

一、周例会

1、 时间：每周一下午13:30-15:00 （控制在1.5小时内）

2、 参与人员：各部门负责人

3、 主持：各参与人员轮流主持

4、 会议流程

会前：①会议室清洁、整理，根据与会人员安排好座位等。

②根据需要印发会议文件资料。

③根据需要准备好会议记录工具（笔，记录本，录音笔等）。

④根据需要准备好会议需用的设备（电脑，投影仪等）。

⑤至少提前半个工作日发放会议通知，并把与会人员情况反馈给会议主持者。

⑥与会人员需提前准备好会中所需汇报内容。

⑦与会人员需提前安排好会议时间段内所需处理的其它工作。

⑧手机关机或调成静音状态。

⑨会议记录与主持者，需提前一分钟到达会议室。

⑩如有其它新的指示安排，提前告知与会人员。

会中：①会议记录者根据既定的记录格式做好会议记录。

②会议主持者根据既定的会议议程控制整个会议过程。

③与会人员积极发言，并注意自己的语气、语速、音量等。

会议内容：与会人员汇报上次会议决策执行情况及本周具体工作计划、安排。

会后：①发放会议记录，（根据需要发放给与会人员及未与会人员）。会议记录应准确，会议中所形成的决策要突出承担行动的责任人、具体完成时间及标准。

②根据会议对执行进行监督、检查、反馈。

二、月例会

1、时间：每月三号下午13:30-15:30（控制在2小时内）

2、参与人员：公司全体员工

3、主持：阮总

4、会议流程

会前：同上

会中：同上

会议内容：①由店长汇报上月店铺整体计划指标完成情况，并由各部分责任人协同汇报在执行计划过程中发现的问题，未（如未完成）完成的原因，解决方案，具体行动计划等。

②本月主要工作计划、指标（包括责任人、具体完成时间、达到标准等）

会后：同上

三、开会注意事项及纪律要求

①提前做好各项准备工作，拒绝会议迟到、无故缺席。

②如确实有事，提前请假，并提前委托交代安排好自己在会中所需发言的内容。

③开会时应精神饱满，衣着端庄，端庄坐姿，禁止嚼口香糖、跷二郎腿、趴在桌子上或躺在椅子上，禁止勾肩搭背、窃窃私语，禁止随意进出（如确实有事，应举手示意，得到主持者同意后方可外出），应认真聆听，做好笔记，积极发言。

④周例会如与月度例会时间相当，则一并举行。如遇节假日则会议时间根据实际情况提前或顺延。

四、会议记录者要求及注意事项

①保持高度专注，注意聆听，确保记录准确、有条理，对于不确定信息，会后确认。

②会议结束后的一个工作日内发放会议记录。（会议记录可以用电子邮件或纸质发放，收到后应主动给与反馈，并认真查看，特别是与自己及团队相关的需执行内容，应做好备忘记录，并按照时间节点完成，在下次会议上最好携带之，并主动汇报执行情况）

③每个人可以限定发言时间，到时间了负责提醒。

（会议记录者需要反应快、写字快、记忆力强，且需要较强的组织、倾听、总结能力，会后要总结，提升）

五、会议主持者要求及注意事项

①控制会议过程，如发生与会议内容或论题无关或深入到不必要的细节上，应及时引导到内容或议题本身。

②如果讨论变得复杂，出现各种不同的见解时，要根据自己的理解将各种观点加以概况。

③控制会议时间，无特殊情况，不要拖延。

④给每个人表述自己意见观点的机会。

⑤每个发言（或一个议题、讨论）结束后加以总结概况，以便形成决策或达成结论。

⑥在会议结束时，对已取得的结果进行概括。如确有必要进一步讨论的，可以安排下一次会议。

（会议主持者需要有较强的语言表达能力，聆听能力，对语言内容的概括、总结、提炼能力，并需要有较强的时间观念，觉察能力，会场控制能力等，所以每次会前要做好充足准备，会后要总结，提升）

 

附：《会议纪要表》

                                 

 

 

 

 

 

会议纪要

会议主题		会议时间
会议主持		会议记录
与会人员
迟到（早退）人员		缺席人员
会议内容： 1、 2、 3、
会议决策
工作任务（工作任务的表述应清晰、明确、具体、有标准、可评估）			责任人	完成时间	检查监督
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