通过对收集、整理的岗位信息的分析与总结，整理出每个岗位的分析报告，在此基础上按照统一格式，使用规范的语言，明确岗位职责，任务权限及任职者基本条件，形成职务说明书初稿。
    一、岗位分析报告
    它是通过对某个岗位的确定分析的目的，制定分析的计划以及分析采用的调查方法来获取岗位信息，并对信息进行分析、确认，形成职务说明书的一系列过程的总结，以下是以“人力资源专员”岗位为例的岗位分析报告。
人力资源专员岗位分析报告书
    （一）、岗位分析的目的：通过对人力资源专员职务分析达成以下目的。
    1. 为人力资源规划提供信息。
    2. 为招聘录用提供明确标准。
    3. 为培训开发提供明确依据。
    4. 为实现组织职能奠定基础。
    （二）、岗位分析人员：，
    （三）、分析对象：人力资源专员
    （四）、岗位分析计划安排
    1. 年月日至年月日，对涉及该岗位文件、资料收集，确认阶段。
    2. 年月日至年月日，岗位调查阶段。
    3. 年月日至年月日，岗位信息整理，形成报告阶段。
    4. 年月日至年月日，形成职务说明书阶段。
    5. 年月日至年月日，运行试用，定稿阶段。
    （五）、选择岗位调查的方法
    1. 采用问卷调查法对人力资源专员职务的每项工作、任务、责任、权利、工作负荷、任职条件等有一个全面了解。
    2. 采用访谈法对问卷方法已经了解的与未能了解的问题进行确认与补充。
    3. 对人事的关键事件进行访谈，进一步完善岗位信息。
    （六）、分析、收集、综合 所获得的信息资料
    1. 岗位名称分析：人力资源专员也叫人事专员，是处理人务资源管理事务的初级职务。
    2. 工作概述分析：参与公司的人力资源规划，完成人力资源管理中的各项事务，保证公司人力资源供给、保留以及人力资源高效利用。
    3. 工作规范分析
    （1）工作任务，工作责任与占用时间分析。
    （2）工作关系分析：
    上级岗位名称：人力资源部经理
    本部门名称：人力资源部
    有无兼职：无
    下级岗位名称：人事助理
    所辖人员：2人
    内部协调关系：公司各部门
    外部协调关系：人力资源局、社会保障局、公积金管理中心、工会、各大招聘机构与网站、高等院校、培训机构等。

    职位等级：六级
    （3）工作权力分析：
    对人力需求计划的建议权
    对公司编制各类制度的审查权
    对员工手册及相关人事制度的解释权
    对员工考核数据和事项的监督核实权
    对员工投诉的调查核实权
    对下属的考核权
    对本部门预算费用使用权
    4. 工作环境分析：
    工作场所：办公室安装空调，基本无危险性，无职业病。
    使用工具设备：电脑、打印机、复印机、电话机等。
    工作时间特征：正常工作时间、偶尔加班。
    所需记录文档：劳动法规、公司文件、通知、简报、汇报、工作总结、会议记录等。
    5. 任职资格分析

    （1）年龄：25-38岁
    （2）性别：不限
    （3）学历：大专以上学历，人力资源、企业管理、中文、行政类相关专业。
    （4）资格证书：助理人力资源管理师以上资格证书或相关资格证书。
    （5）经验要求：2年以上人力资源基础工作经验，制造性企业工作经验者优先。
    （6）基本要求：
    熟悉国家与地方人力资源劳动关系管理、工会政策、法律法规。
    通晓人力资源管理知识、掌握有关人力资源管理的各项规章制度，具有行政管理知识。
    熟练掌握培训技术专业知识及各种培训方法，有讲师经历。
    熟练使用各类办公软件，具有网络基本知识，ERP操作技能。
    具有一定的分析判断能力、决策能力、计划与执行能力、人际沟通能力、谈判能力、学习力、写作能力与语言表达能力，具有四级英语水平。性格开朗活泼又不失稳重，积极主动乐观向上，具亲和力，责任心、原则性强，有耐心，保密意识强。
    （七）、分析结果：形成职务说明书
    岗位分析的直接成果就是形成职务说明书，通过一系列岗位分析活动，充分了解分析后，开始职务说明书的草拟。形成对企业具有法规效果的正式文本，它是企业中各项人力资源管理的依据，完整的职务说明书内容应包括职务概况、职务说明，任职资格等方面。如岗位名称、职等职级、所属部门、编写日期、编制、上下级关系，岗位存在的目的、职务概要、工作任务、工作职责的定义，职务的目标、该岗位使用的设备人员、工作条件与环境内容、胜任工作需要的教育水平经验、培训、性别、身体条件、能力、知识、个性等要求。
    二、职务说明书的应用与反馈
    职务说明书虽然是取自于岗位与岗位任职者，但是毕竟是由岗位分析人员编制的，实际的应用者还是从事岗位工作的员工。因此，使用前应对职务说明书进行培训，使岗位工作者充分了解职务说明书的意义和内容，及各部分的含义，以及如何使用说明书。
    职务说明书使用过程中，由于企业环境的变化，技术的进步，创新能力的增强，直接影响企业岗位存在，岗位任务与职责的变化。所在企业应与时俱进，根据实际情况及时反馈，适时调整职务说明书。同时企业也应定期盘点，检查职务说明书是否适合实际工作需要，在使用过程中不断修正与调整。
小贴士:
    职务说明书的修订周期一般为一年，但也不是一成不变的。如果企业处于稳定发展期，则只需进行一年一度的年审后进行修订；如果企业处于初创期或转型期，因外部变化节奏加快，建议每半年进行一次审查，修订为宜。