走上管理岗，一定要学会安排工作
导语：自己做得好的事情，交给别人却往往做不好，这是为什么？

走上管理岗位，意味着从一名执行者转变为一名策划者和组织者。这其中最重要的一项能力便是“安排工作”。安排工作不仅仅是分配任务，更是激发团队潜能、确保目标达成的关键。然而，在实际工作中，不少管理者却陷入了安排工作的误区，导致团队效率低下，员工士气低落。要避免这些问题，就必须掌握安排工作的正确方法，让员工干劲十足。

一、安排工作常见的三个误区
安排工作并非简单的任务分配，很多管理者在不经意间就会陷入误区，导致工作难以有效推进。以下是三个最常见的误区：
1、误区一：模糊指派，责任不清
“三个和尚没水吃”的故事，形象地描绘了责任不清导致的尴尬局面。在工作中，如果管理者只是笼统地分配任务，没有明确责任主体，那么员工之间就容易出现推诿和懈怠的情况。比如，一个项目需要多个部门协作，如果管理者没有明确每个部门的具体职责，那么当项目出现问题时，各部门就会互相指责，导致问题无法得到及时解决。
2、误区二：无期限等待，消磨激情
没有截止日期的任务，就像是一场没有终点的马拉松，会让员工感到疲惫和迷茫。在实际工作中，如果管理者没有为任务设定合理的截止时间，那么员工就会缺乏紧迫感和积极性，导致工作效率低下。
比如，一个市场调研任务，如果管理者只是说要“尽快完成”，而没有给出具体的截止日期，那么员工可能会拖延很久才完成，甚至可能因为其他事情的干扰而彻底忘记这个任务。
3、误区三：标准缺失，质量难保
“没有标准，就没有质量。”——菲利普
执行工作中“差不多就行”的心态，往往会导致“差很多”的结果。
缺乏明确的工作标准，员工就容易陷入随意应付的泥潭，最终导致整体绩效的下滑。没有明确的标准，就无法准确评价工作成果，也无法保证工作质量。

二、安排工作6步骤，让员工干劲十足
要避免上述误区，实现团队的高效运作，管理者需要掌握以下六个步骤来安排工作。
1、责任到人，精准定位
彼得·德鲁克曾说：“责任分散等于没有责任。”
因此管理者在安排工作的时候要注意，每一项任务都应该明确具体的责任人，杜绝推诿扯皮，确保责任无死角、任务不落空。
在安排工作时，可以使用以下句式来明确责任：
“这项任务由你负责，你有信心完成吗？”
“我需要你担任这个项目的负责人，你能胜任吗？”
通过这样的提问和确认，可以确保责任人对自己的任务有清晰的认识，并激发他们的责任心和归属感。
2、限时完成，激发潜能
为任务设定明确的截止时间，可以激发员工的紧迫感和潜能。
在安排工作时，要明确告知员工任务的完成时间，并强调时间的重要性。
可以使用以下句式来设定时间：
“这项任务需要在XX时间之前完成，这是我们的deadline，请大家务必按时完成。”
实际工作方法：使用时间管理工具，如甘特图或时间线，来可视化任务的进度和时间节点，帮助员工更好地管理时间。
3、明确标准，拒绝含糊
在安排工作时，要详细说明工作的标准和预期结果。这可以帮助员工清楚地了解他们需要达到什么样的水平，并减少执行过程中的偏差。
可以使用以下句式来明确标准：
“这项任务需要达到以下标准：……（详细列出标准）。”
“我希望你能按照这个模板来完成报告，确保内容准确、格式规范。”
实际工作方法：制定详细的工作说明书或任务清单，列出具体的标准、步骤和验收要求，确保员工对工作有清晰的认识。
4、任务确认，确保无误
布置任务后，务必进行任务确认。让员工复述任务，不仅检验了他们的理解程度，也加深了彼此间的沟通与信任。确保任务无误，减少执行偏差。
可以使用以下句式来进行任务确认：
“请你复述一下我刚才布置的任务内容和要求。”
“你觉得这个任务的关键点是什么？有哪些需要注意的地方？”
5、跟进监督，及时纠偏
管理不是放手不管，而是持续的关注与引导。通过跟进监督，及时发现并纠正执行过程中的问题，确保任务顺利推进。
可以使用以下句式来进行跟进监督：
“这个项目的进展如何？有没有遇到什么问题？”
“我觉得你在这个方面可以做得更好，我给你一些建议……”
实用方法：
定期检查进度：设立检查点，定期与员工沟通任务进展。
主动询问困难：关心员工在执行任务中遇到的难题，提供必要的支持。
及时调整计划：根据实际情况，灵活调整任务计划，确保目标达成。
6、验收考核，激励前行
任务完成后，按既定标准进行验收考核，及时反馈结果。
对优秀员工给予表彰与奖励，树立榜样；对不足之处提出改进意见，促进成长。让每一次努力都得到应有的回报，激发员工持续前行的动力。
可以使用以下句式来进行验收考核：
“你在这项任务中表现出色，达到了我们的预期标准，这是你的奖励和肯定。对于一些可以改进的地方，我也有一些建议。”

写在最后：
优秀的管理者不是指挥家，而是激发者。让员工在明确的目标、紧迫的时间、清晰的标准下工作，他们就能创造出令人惊叹的业绩。