AI赋能企业档案管理 · 从理论到数字化实践

【培训对象】
企业档案管理部门负责人及核心成员 数字化转型办公室（CDO）及IT技术团队 行政、合规、风控等关联职能部门管理者 对AI+档案管理有需求的创业者及咨询顾问

【培训收益】
1、知识提升：掌握AI档案管理的核心技术框架与落地路径 2、技能强化：学会AI工具选型、流程设计与风险控制 3、案例启发：通过真实场景剖析，规避转型中常见误区 4、资源链接：获取主流AI档案管理平台与工具清单

PART1：档案管理现状如何？
一、档案管理重要性及挑战
1、重要性：保障项目安全、追溯项目历史、评估项目效益
2、挑战：收集难、整理难、保管难、利用更难
二、档案管理现状及现存问题
1、管理现状：纸质与电子结合，但存在不规范、不标准、不透明现状
2、存在问题：
授课方式：问题采取举例说明，加深理解及感同身受，提升培训效果
收集不完整
归档不及时
分类不科学
检索不便捷
保管不安全
上述问题导致无法满足项目管理及业主需求
三、档案利用情况及需求分析
1、利用情况：主要用于项目审批、进度控制、质量监督、安全管理方面，但竣工后档案利用率普遍降低
2、需求分析：日益增加，如项目审计、绩效评价、维护管理、历史追溯等，对档案的专业化、信息化、便捷化提出更高要求
PART2：档案资料归档方法和技巧有哪些？
一、归档方法与技巧
重点章节，案例分析，分组讨论，针对外部企业正确、错误的档案存档优劣进行分析，形成档案归档白名单
1、归档前准备工作
资料收集
资料整理
资料鉴定
2、归档策略与原则
归档策略
归档原则
信息安全
3、档案分类与索引
分类方法
索引建立
分类与索引的更新
4、档案保管与利用
保管措施
备份策略
利用方式
二、档案管理的挑战与对策
1、档案管理面临挑战
种类与数量繁多
管理难度大
借阅与共享困难
2、信息化技术在档案管理中应用
电子档案系统
自动化分类与归档
数据分析与挖掘
3、档案安全与保护措施
数据加密与备份
访问权限控制
安全审计与监控
4、档案管理人员培训与职责
专业技能培训
职责明确与分工
绩效考核与激励
PART3：数字化在基建项目档案管理中如何应用提升效率？
一、数字化技术引入的背景及优势
1、档案保护
2、技术进步
3、高效利用
二、数字化实施策略及关键步骤
1、制定规划
2、档案整理
3、数字化转换
4、数据存储与备份
三、数字化过程风险点识别与防范
1、数据安全
2、数据质量
3、技术更新
PART4：AI档案管理的核心逻辑与技术底座有哪些？
授课方式：理论讲解（40分钟）+案例研讨（30分钟）
一、AI重构档案管理四大价值维度
1、效率提升：自动分类与标签化
2、风险控制：敏感信息智能识别
3、合规保障：区块链存证技术应用
4、知识挖掘：档案数据资产化路径
二、案例
1、正面：国家电网OCR票据识别系统落地经验
2、负面：某地产集团AI分类算法误判导致的合同纠纷
PART5：企业档案数字化准备与AI工具如何选型？
授课方式：沙盘推演（50分钟）+工具演示（40分钟）
一、档案数字化“三步诊断法”​
1、现状扫描：物理档案存量与数字化率评估
2、需求分级：高频使用档案的AI优化优先级
3、技术匹配：NLP、CV、RPA技术适配场景对照表
二、案例
1、正面：顺丰速运电子面单档案的AI结构化实践
2、负面：某银行因OCR选型失误导致的百万级损失
PART6：AI档案管理系统落地如何实操训练？
授课方式：分组实操（120分钟）+导师点评（30分钟）
一、AI档案管理全流程实战模拟
1、步骤1-原始档案扫描与数据清洗
2、步骤2-AI自动分类规则配置
3、步骤3-敏感信息脱敏与权限设置
4、步骤4-智能检索系统部署
二、案例
1、正面：字节跳动全球化档案协同管理方案
2、负面：某制造企业因算法偏见导致的档案误销毁事故
PART7：AI档案管理如何持续优化与风险防控？
授课方式：专家对谈（40分钟）+情景测试（50分钟）
一、AI系统迭代与人工校验机制
1、算法偏见检测
2、版本回滚策略
3、员工能力转型
二、案例
1、正面：阿里巴巴AI档案审计系统自学习机制
2、负面：某保险公司过度依赖AI导致的监管处罚 

曾任：远洋集团（世界500强 上市公司top20）营造管理中心合约总监、远洋学院认证讲师
曾任：碧桂园（世界500强 上市公司top1）成本采购中心高级经理 集团认证讲师
曾任：华夏幸福基业（世界500强 上市公司top10）成本采购中心经理 内训讲师
获得国家二级注册建造工程师
高级工程师执业证书
双一流院校工程管理硕士
《土木工程FIDIC合同条件》编委、低碳节能绿色建筑领域研究
擅长培训领域：建设项目成本管理及履约、供应商体系管理与维护、项目成本优化及后评估、工程造价、工程经济、房地产开发与经营、房地产成本采购管理

【原创论文及研究文献】
住宅建筑能源消耗计量体系研究
低碳住宅项目的构成与评价研究
基于生态文明理念EPC总承包商选择研究
住宅建筑节能减排综合评价模型的构建研究
参与《钻孔压灌超流态混凝土桩基础技术规程》课题前期研究工作
参与《工程建设安全标准信息化》课题研究工作
【个人简介】
罗老师具备10+年世界500强、上市公司中层成本采购管理经验，先后任职于华夏幸福基业、当代集团、碧桂园集团、远洋集团等标杆企业，具备项目实战、事业部操盘、集团战略多维成本采购管理视角及经验，探索出一套项目开发全生命周期的成本采购管理生态链，通过投前研判、过程严控、投后评估多重视角助力项目运营，确保经营指标达成，助力项目“做一成一”，保利润、促增长、良性循环提价值。
罗老师具备很强实战能力，参与企业运营体系完善、制度流程编制、系统逻辑搭建工作及相关培训，针对不同受众、调整并更新课程体系及内容，针对成本采购管理痛点及难点给出适配性解决方案，为企业培养人才及梯队，前置规避项目成本运营风险。
【实战经历】
碧桂园集团（世界500强 top1）全面负责天津区域全成本管理，管控项目30+，项目团队20+，三次获得碧桂园集团管控成效奖，奖金总额65万，全成本考评团队第1名。
搭建全成本管理体系：作为行业标杆，高周转企业，根据战略完善并调整全成本管理体系、制度、相关流程，管控项目50+，管理团队100+，统筹投资决策、过程管控、投后评估全过程的成本采购管理工作。
管控成效奖：在碧桂园集团32个区域中，三次获得管控成效奖，被评为项目利润预达标率100%的优秀区域，项目经营利润预估提升5%。
全成本考核：碧桂园集团全成本考核评比中，天津区域获得第一名的殊荣，并在年度评选中获得优秀团队。
内训讲师：获得碧桂园集团认证讲师，面向集团高管、平行区域、事业部内部多重受众群里，开发课程20+，累计课时达到1000小时。
远洋集团（世界500强 top20）全面负责成本采购管控，搭建并完善全成本管理模型，优化全成本科目176项，规范审批流程70项，使用效率提升30%，用户满意度100%。
搭建并完善全成本管理模型：立足于集团层面由传统成本管理向业内标杆的全成本管理转换，优化全成本管理科目176项，实现项目全周期发生成本覆盖率100%；
规范审批流程：从管理端规范项目成本费用审批权限，严控管理漏洞，使用效率提升30%，还原项目真实成本，项目利润率提升3.56%；
系统提速：改善后系统运行效率提升，数据准确率提高，用户满意度100%；
远洋学院培训：集团认证讲师，开发远洋学院课程10门，累积500课时，覆盖投研成本策略、全成本管理痛点与案例分享、合同履约及复盘等。
华夏幸福基业（世界500强 top10）全面负责项目成本采购工作，节余项目成本4000万，高质量完成投资决策版经营指标。
项目全过程成本管理：负责项目成本目标、责任成本及合约规划编制，统筹项目全品类入围、招标、履约、后评估工作，动态管控项目成本风险并纠偏，完成项目结算，并沉淀数据积累，项目清算成本节余4000万，经营指标达成；
案例分享内训：针对项目管理心得及优化经验，在事业部多次分享成本管理经验及优化案例，累计课时500+，并获得华夏集团第三方检查第3名的成绩。
【培训经历】
《价值管理——项目成本管理如何做到预得准、控得住》：碧桂园集团+事业部总经理+《项目成本管理如何预得准、控得住》+管控成本超支率0%
针对碧桂园集团各事业部总经理，工作营培训5天，累计场次20+场，累计培训人数500+人，连续返聘25期，学员好评率98.7%，管控范围包括集团重点管控项目，情况复杂、难点各异，但经过培训，并有的放矢针对重点项目进行分析、纠偏、落地，最终实现管控范围内项目成本可控，整体超支为0。
《成本目标编制要点分析与案例分享》：远洋集团+项目成本经理+《成本目标编制要点分析与案例分享》+成本夯实1亿+
针对远洋集团全成本检查高频问题，重点解决项目成本目标编制不合理、错漏缺等问题，组织项目成本经理进行专项培训，每次培训6-7小时，累计100+小时，培训人数1500+，学员满意度100%。通过讲述成本管理逻辑、成本目标意义与价值、成本目标的分阶段内涵及编制要点，从理论上纠偏错误逻辑，并以重点项目为例，按照科目维度逐级讲解编制要点及易错分析，通过本次培训，集团整体成本夯实1亿+，准确率提升12.73%。
《招投标全过程要点解析》：华夏幸福基业+成本专业全员+《招投标全过程要点解析》+招投标流程合规率提升8%，定标金额降低3.47%
招投标管理是成本采购的核心，需要专业人员具备专业能力、谈判能力及较高职业操守，以此为目标针对华夏幸福全体成本专业人员进行专项培训，重点讲述招投标各流程及注意要点、商务谈判技巧、供应商选育维护等内容，单次培训3天，培训人数2000+人，学员评分97.6分，培训后第三方合规性检查，整体流程合规率提升8%，定标金额较原始投标金额降低3.47%，真正实现高质量降本增效。