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潜能达 酒店开业筹备详细工作计划
时间：2014-09-09     作者：孙红伟
潜能达 酒店开业筹备详细工作计划 酒店的筹备是在集团营运中心监控下，酒店事务部直接指导下，实行总经理责任制这样展开的。首先由酒店事务部根据该酒店的档次、规模等，派驻一位能力强、酒店与酒店管理知识丰富、有较好的人际关系技巧的总经理到职。 总经理到职后，首要做下列事项： 1．与施工单位联系，了解整间会所的工程状况及进度，酒店的规模，深切了解酒店事务部关于该酒店的经营方向；本月底前提交详细开业计划及开业倒计时表； 2．确立酒店各部门的行政架构及部门主管级以上的人员编制，报酒店事务部审批； 3．根据实际用人情况，草拟一份各部门主管级以上人员工资及福利待遇方案送酒 店事务部审批。（因为这些职位是马上要到职的） 4．根据各部门有关人员的到职安排与总公司确定筹备办公室的地点，办公用品及所需用具； 5．草拟二款合同书送酒店事务部审批，一款是聘请部门经理级以上职位的，另一款是聘请员工级职位的； 6．待酒店事务部把行政架构及主管级人员工资及福利待遇方案，二款合同书批准后就开始聘请总经理助理、财务部经理、前厅部经理、工程部经理、人力资源部主管、房务部经理、市场营销部经理，保安部经理可稍迟一些才入职，上述的职位均由总经理聘任，酒店事务部认可签合同而聘请的。 到这一工作环节，整个酒店的筹备工作便全面展开。下列是每个部门的筹备工作计划（以4 个月的筹备期为标准）； 财务部（财务经理） 1．财务部筹备办公室的设立； 包括： （1）办公台椅、必要的档柜、保险柜、计算机设备等； （2）会计、出纳的派任并到职（属于个别招聘） 2．根据本部门的实际情况，酒店的规模，制定财务部的组织架构图及人员的编制； 3.设计并印刷一些筹备期间在财务制度上需用的表格； 4．根据酒店及当地的实际情况，与总经理、总经理助理、人力资源主管一起研究。 确定酒店开业后的员工工资及福利待遇，筹备期间，培训期间的员工工资及福利待遇。（先由人力资源经理做大量的市场调查后才能确定）； 5．为应付酒店筹备期间的财务运作的需要，需提前聘请出纳及会计师，并争取在 筹备最初期到职； 6．制定出酒店开业后（筹备期间也适用），酒店各部门使用外出宴请特权等程序 与政策； 7．制定出筹备期间整个筹备办采购物品的程序与政策，报销的程序与政策； 8．在总经理的指导下，制定出整个酒店从筹备到开业前的行政费用、采购费用、 员工福利待遇费用预算报酒店事务部； 9．制定本部门开业需用的物品采购列表及印刷品印刷列表； 10．在总经理的指导下，与人力资源经理研究、确定筹备期间员工的各种劳动合同； 11．与酒店事务部及供货商研究酒店所购置的计算机系统，根据实用情况，提出改进方案； 12．制定开业前各种费用报表（每月）； 13．到工地现场察看，并收集各部门的计划，向总公司或施工单位提交会所开业时所需用的计算机（如计算机房、前台、茶吧及娱乐部收款）的安排位置及整个酒店所需计算机终端的数量； 14．根据会所的实际情况，制定出各仓库所需面积及数量的计划报总经理送至施工单位（与工程部经理研究）； 15．审核各部门制定的并报至财务部的营运设备及用品采购计划及印刷品印刷计划； 16．跟催、协助总公司申领酒店开业时所必备的各种营业执照、许可证等； 17．根据酒店事务部提供的数据，结合实际工作情况，制定开业后酒店的财务制度及工作程序； 18．制定招聘部门主管级职位以下的员工的招聘计划（结合整个酒店），包括：招聘时间、地点、招聘标准、招聘程序、初试、复试的试题、录取程序等。（特别审核招聘广告费、经办费等的费用） 19．实施员工的招聘、员工到职后展开系统的培训； 20．与各部门经理讨论部门之间工作衔接及工作标准、程序等（因为很多财务的规章制度、政策与程序是与各部门有关的）； 21．对所有需采购的营业设备及用品进行多次报价并与各部门经理确定标准及款式（定样）； 22 审核酒店客房价格、餐饮价格（特指客房送餐服务）及会员等级价格等（开业后的）； 23．确定开业后各样财务报表（分各部门）的格式及标准； 24．督促大堂吧成本会计部核算大堂吧交来的各种菜式份量构成表，确保大堂吧的食品及饮品成本控制在酒店当局规定之下； 25．制定整个开业前的用款计划，送酒店事务部审批。（可按月或按周） 26．审核各供货商报价，与酒店事务部、总经理确定供货商后，并与之签定采购合同，酒店开业所需之营运物品全面展开采购； 27.审核各部门提交的部门营业预算，在总经理的指导下，制定酒店开业后一年的营业预算并送酒店事务部审批； 28．计划、安排开业前采购的大量物品的储存地； 29．制定开业后员工的正式劳动合同（与人力资源部在一起）； 30．制定开业后酒店工资明细专案； 31．对本部在培训的员工进行考核，检查培训效果； 32．检查酒店所订购之营业用品，营业设备及对内、对外印刷品的到货情况； 33．加强员工的培训，组织收银员进行外币兑换、鉴别及信用卡业务等的培训； 34．完成酒店开业后对内及对外的各种财务报表在计算机的建立并对有关员工进行该项目的操作培训； 35．结合整个酒店的计划，制定出酒店开业的整个开业典礼的费用。并做好与之有关的准备工作； 36．理顺、统筹好开业前采购之营运物品的验收、建帐、存储等工作； 37．与供应计算机的公司配合，彻底完成计算机系统的安装调试，使整个系统能按酒店开业之运作要求运行； 38．由计算机公司对前台收款员，大堂吧收款员，财务部有关人员进行使用该套计算机的培训； 39．检查所有的营业执照、许可证及工商税务登记工作之完成情况； 40．做好开业前各部门领取物品的出库、记账； 41．大约距离开业一个月，本部员工到酒店自己的工作岗位作试运作培训，特别是收款员，一定要把所有的收费价格熟记下来； 42．开业典礼的准备及确保酒店内各种收费价格的正确性。 人力资源部（人力资源部经理） 1．人力资源部办公室的设立 包括：A．办公用品及办公设备 B．秘书或文员的招聘及到职 2．根据本会所的实际情况，制定本部门的组织架构图及人员编制； 3．收集各部门制定的组织架构图及人员编制方案，与总经理等高层管理人员研究讨论。制定出整个酒店的行政架构图及人员编制方案，并送酒店事务部审批； 4．对当地酒店业员工工资及福利、待遇作大量的市场调查，与总经理、财务经理讨论制定出酒店开业后的各级员工的工资、福利、待遇以及筹备期间员工工资、福利、待遇等，并报酒店事务部审批； 5．设计出酒店开业后需用的所有人事管理表格，交采购部作适量印刷（这些表格在筹备期间可适用）； 6．制定整个酒店筹备期间，员工培训期间的所用规章制度，特别是考勤制度； 7．与财务部讨论制定出各阶段、各级别员工的劳动合同，并报劳动局备案； 8．根据酒店的施工进度，收集各部门的招聘员工计划，编制出一套完整的招工方案，并送总经理审批； 9．根据总经理批签之招工计划完成下列准备工作： A．印刷员工职位申请表 B．联系报纸或电台等作招聘广告 C．确定招工地点 D．联系并确定员工培训地点 E．编写招工程式分发至有关部门 10．草拟会所《员工手册》，反复与总经理及各部门经理讨论。定稿后，交由财务部门安排印刷，员工入职后人手一册； 11．为应付员工招聘后的大量培训工作，培训老师安排入职，并与总经理及各部门经理讨论，审理各部门的培训计划，并最后定案。培训部老师制定一套整体计划：员工入职培训、英语培训、管理人员培训、秘书培训等； 12．制定本部门开业时需用的物品采购清单（特别是员工更衣柜、员工食堂、员工倒班房、培训器材等的采购）； 13．与工程部经理及施工单位负责人到酒店工地现场察看员工更衣室（淋浴室）、卫生间、员工食堂、倒班房等的面积及位置是否合理； 14．按计划全面展开员工招聘，经多次考核员工被录取后经统一体检合格后，与他们签定培训期合同； 15．安排对被录取的员工进行有系统的培训（包括专业理论、专业操作及外语）； 16．与酒店总经理、财务经理等研究确定员工的税收保险购买等问题； 17．制定开业前、开业后人力资源部（包括员工培训）的费用预算； 18．联系安排有关员工派外培训的一切事宜； 19．制定整个酒店开业前后的工资福利费用预算，交财务部及总经理审批； 20．按部门设立员工个人档案； 21．编写人力资源部的操作手册。（分人事部、培训部）； 22．人力资源部员工的培训； 23．组织安排对培训先进行考核，达标者方能成为酒店的正式员工； 24．组织、计划、指导对员工食堂的建立及运作。 前厅部-筹备办公室的设立； 1．包括：办公用品及办公设备、秘书的招聘； 2．与工程部经理联系，取得前厅部所管辖范围地平面设计图，到酒店工地现场察看，对不合理的提出修改方案（特别是前台柜台，礼宾部柜台，商务中心等）。特别了解电话机通讯设备的购买、安装情况，向业主提供有理化建议； 3．制定本部门的组织架构图及人员编制方案，提交至人力资源部及总经理； 4．制定出酒店筹备期间车辆的使用制度及控制政策与程序； 5．制定出筹备期间前厅部的各项规章制度； 6．制定前厅部开业需用的各种营运设备，服务用品的采购计划及印刷品的印刷清单，并提交至财务部。编写酒店的分机号码安排，计算酒店电话机需求总数； 7．深切了解酒店的各种房间的设施、面积，与总经理、营业经理等讨论确定本酒店的房间级别及经营方针、政策； 8．结合本部门的实际情况，编写出前厅的各岗位、各职级员工的工作职能、工作描述及整个前厅部工作的政策与程序； 9．与财务部一起与计算机供货商研究酒店所购置的计算机系统对于前台的实用程度，对不完善的地方提出改进方案。深切了解酒店电话设备的配置情况，按各部门的使用要求编写酒店开业后电话号码表； 10．确定开业后前台部各种报表的格式并提交总经理审阅； 11．编写整理培训员工的培训资料及制定课程安排； 12．制定招聘本部门员工（包括各分部门的经理、主管等）的招聘计划，包括：招聘人数、职位、招聘条件、招聘程序、初试、复试的试题、录取程序等； 13．与各部门经理讨论开业后前厅部与各部门之间的工作配合问题；收集各部门能向客人提供什么服务数据，编写酒店服务指南，送总经理审批后由财务部安排外印刷，开业时每间客房放置一本； 2．配合酒店的统一招聘，把前台部的招聘工作落实，员工到职后展开有系统的培训（包括系统操作、收银、外语等）； 3．与财务部确定本部门采购物品的样本（车队的车辆采购落实）； 4．制定酒店开业后一年内前厅部的费用预算及营业收入预算，交财务经理（事前 必先制定由前厅部管理的部门的有关收费价格）； 5．安排对员工进行三种特别培训： 5．1 对酒店计算机系统及磁卡锁系统进行如何使用之培训； 5．2 安排总机房人员进行国际话务培训； 5．3 安排有关人员（包括大堂副经理及接待部员工）对客人登记制度，要求公安局 派人作专门培训； 6．与市场营销部、财务部、管家部等讨论接待重要客人的服务程序，报总经理审批后归入本部的工作政策与程序之文件中； 7．完成酒店开业后各种报表在计算机的建立； 8．参与酒店各种房价的制定； 9．员工进酒店现场，在本工作岗位进行模拟操作培训； 10．员工进行本部门所属区域的卫生清洁工作； 11．领取各种开业需用之器材、物品，并作好记录及储存妥善； 12．酒店开业典礼的准备工作。 管家部筹备办公室的设立 1.（包括办公用品、办公器材及秘书或文员的招聘并到职）； 2．向工程经理索取管家部所管辖的范围的平面设计图并察看酒店施工现场的实际情况，如有不妥善之处应及时向有关人员提出更改方案并知会总经理，督导业主尽快建立各种房间类别的样板房；（现已有实体房间） 3．根据酒店的规模，制定本部门的组织架构图及人员编制，送人力资源部及总经理； 4．制定筹备期间管家部的各项规章制度； 5．根据酒店的规模，中餐娱乐设施，员工总人数等计算洗衣房设备的药水使用品种及数量，列出采购清单提交总经理； 6．制定本部门开业需用的营运设备、物品采购清单、所有印刷品的印刷计划送财务部汇总； 7．根据各部门（特别是客房部）制定的并汇总到管家部的布草数量，整理出一份全酒店布草采购清单送财务部统一采购； 8．根据酒店的总人数及各部门、各级别的实际情况，制定整个酒店的制服采购清单送财务部； 9．结合本部门的实际情况、编写管家部开业后的各级员工的工作职能、工作描述及整个管家部的工作政策与程序； 10．编写管家部对员工培训的培训内容及培训课程安排（要分开每个部分，如：楼层、洗衣房、公共卫生、布草房等）； 11．制定本部门的招聘计划（结合整个酒店），包括职位、人数、招聘标准、初试、复试的试题、录取程序等； 12．与各部门经理讨论管家部与各部门之间的工作配合问题（特别是与前厅部及财务部）； 13．实施员工的招聘、员工到职后分部门对员工展开有系统的培训；制定整个酒店开业时需用之绿色植物及花卉数量，并与有关方面（供货商）洽谈酒店以后上述植物的供应情况，并争取签定合同； 2．与财务部及供货商研究讨论并确定管家部所采购之营运设备、经营用品、清洁用品之样板； 3．与各部门经理讨论各部门、各级别之制服样板，最后由总经理审定； 4．制定酒店开业后一年内管家部的费用预算并提交财务部； 5．对在培训的员工进行考核，检查培训效果； 6．编制出一份接收整个管家部的验收检查表； 7．通过作大量的市场调查，制定洗衣房对客人洗衣的收费价格； 8．检查各种采购物品的到位情况，特别是员工制服，安排各部门员工/身，有更改 的及时提出方案； 9．跟催，检查洗衣房设备到位及安装情况。如设备安装完毕，则安排供货商对洗衣房员工进行操作设备的培训； 10．接收、检查本部所属区域，列出有缺陷的地方清单交总经理或业主处理； 11．安排本部员工到自己的工作岗位进行卫生清洁（包括楼层服务员对客房的清洁，公共区域员工对公共区域，特别是大厅地面、柱等喷磨、抛光、打蜡等）； 12．领取开业所用的一切物品摆放、储存并作好记录； 13．各员工在本岗位进行模拟演练； 14．开业典礼的准备工作。 工程部（工程总监） 1．工程部筹建办公室的设立（包括办公用品、设备及秘书的招聘并入职）； 2．与业主及酒店施工单位负责人联系，索取整个酒店的所有设计图纸（包括土建、每层平面设计、装修、各机电设备系统安装）； 3．根据施工单位提供的图纸，到酒店施工现场进行实地察看，并按每个系统有规律地记录实际施工与图纸的差异，实际酒店的需求与图纸的差异，向有关方面反映； 4．制定本部门的组织架构图及人员编制提交总经理； 5．征求各部门总监对酒店施工与原设计以及实际经营所需的差距提出建议，并整理成正规文件上报总经理及有关部门； 6．复制各部门所有的平面设计图给每个部门总监，并按酒店的运作规律，各部门的要求，设计、安排酒店各后勤用地的位置（如办公室、仓库等）； 7．根据施工工程进度，可提前招聘各系统工程师，并放置于工地。实际了解本系统设备安装线路等。并绘下线路图，以便接收酒店后的使用、维修、保养； 8．跟催、督促业主或施工单位按开业后的标准装修所有房间，待业主、管理公司、总经理等确认后客房装修施工进行全面检验及接收工作； 9．制定本部门开业所需之物品及维修工具的采购列表、工程部所需印刷品之印刷计划送财务部汇总； 10．制定工程部筹建期间的规章制度及开业后各系统、各级别员工的职能、工作描述及整个工程部工作政策与程序； 11．制定培训员工的培训计划及课程安排； 12．制定招聘员工的计划：包括职位、人数、标准、初试、复试的试题、录取程序等； 13．跟催各机电系统的设备安装情况，及时向酒店有关领导及部门总监汇报工程进度; 14．实施员工招聘，但除系统工程师外，所有工程人员可在开业前二个月才入职； 15．制定酒店开业后一年内工程部总的费用预算（包括全酒店每月用水、电、煤气、维修费用、员工工资等）； 16．制定接收整个酒店的验收检查表（分每个部门、每个系统等）； 17．与各部门总监讨论开业后工程部与各部门的工作配合问题； 18．根据施工进度及酒店开业时间逐步验收下列机电设备： 18．1 机梯 18．2 供电系统 18．3 湿式消防系统、烟感消防系统、消防主机、消防联动柜：加压风机、排烟风机 18．4 验收空调系统 18．5 验收锅炉蒸汽系统 18．6 验收供、排水系统 18．7 验收楼宇自控系统 18．8 验收总机房 18．9 卫星天线、闭路电视、背景音乐、广播系统 18．10 保安监控系统 18．11 煤气调压站及煤气系统 开业前的准备 19．1 员工到酒店现场熟识环境及现场培训； 19．2 领取开业时必需之物品及维修工具并妥善存放及作记录； 19．3 确保各机电设备正常运行； 20．协助各部门接收酒店各部分； 21．开业典礼的准备工作； 22．开业前，绘制出一套按酒店实际装修、施工及机电设备安装的线路图存入工程部数据保管室保管。（强点、弱点拓扑图） 保安部（保安部经理） 1．保安部筹建办公室的设立； 2．与工程总监一起，到酒店施工现场察看，了解酒店的规模、配套部门、总体布局等； 3．制定本部门的组织架构图及人员编制送总经理审批； 4．制定本部门筹建期间的各项规章制度； 5．向工程总监索取酒店总体布局图及每层平面设计图。制定酒店各部门开业后遇火警的紧急疏散安全通道及疏散路线图； 6．制定酒店开业后各保安岗位的设置安排； 7．编写酒店的《火警行动手册》——内容就是酒店开业后发生火警时各部门、各岗位的员工行动程序标准及要求。编写完毕后送总经理审批后发外印刷，每位入职之员 工人手一册； 8．编写保安部各级员工的工作职责、工作描述，及整个保安部运作的工作标准及程序； 9．制定整个保安部的开业所需器械、物品（特别是消防器材）的采购列表及印刷品印刷计划送财务部汇总； 10．编写培训消防员及保安员的培训数据及课程安排； 11．制定本部门的招聘计划。包括职位、人数、招聘标准、初试、复试的试题、录取程序等； 12．与工程总监及设备供货商了解整个酒店的消防系统及监控系统设备的安装及使用情况； 13．制定保安部开业后一年内的费用预算报总经理； 14．实施员工的招聘，录取后分保安员及消防员，展开系统的专业知识培训； 15．与酒店所在地区公安局及消防局负责人取得联系，为酒店开业办理有关手续及登记； 16．安排公安局有关人员对酒店全体员工进行安全知识培训。安排消防局有关人员对员工进行消防知识培训； 17．当工程部或其它部门开始接收酒店时，派保安员对酒店进行保卫； 18．与工程总监一起验收酒店的消防系统设备，保安监控系统设备，并安排供货商对本部员工进行使用该设备的培训； 19．领取酒店开业时所需之物品，特别是消防灭火器材、灭火设备放置于酒店各层固定且合理的位置，并请接受部门负责人签收； 20．对酒店的停车场之管理，设立系统及程序，提交总经理审批； 21．酒店开业前，组织一次全酒店的“火警演习”； 22．开业典礼的准备。 市场推广及销售部（市场推广及销售总监） 1.市场推广及销售部筹建办公室的设立；包括：办公用品及办公设备、美术设计师、销售协调员、秘书的招聘； 2.与工程部总监联系，确定销售部位置及平面设计图，到酒店工地现场察看，对不合理的提出修改方案； 3.制定本部门的组织架构图及人员编制方案，提交至人力资源部及总经理，并开始招聘主要人员如商务、旅游销售经理及公关经理； 4.制定出酒店筹建期销售部工作计划及控制政策与程序； 5.确定本部门各种表格及标准合同。 6.制定销售部开业需用的各种设备、用品的采购计划及印刷品清单，并提交至财务部； 7.深切了解酒店的各种房间的设施、面积及酒店所有设施，与总经理、客务总监、 人力资源总监、财务总监等讨论确定本酒店的房间级别及经营方针、政策； 8.根据管理公司提供的资料，结合本部门的实际情况，编写出销售部的各岗位、各职级员工的工作职能、工作描述及整个销售部工作的政策与程序； 9.开始进行大量当地酒店市场及商务、旅游、餐饮、娱乐等市场调查,收取各种材料，建立完整市场调查档案库，完全了解当地市场状况。 10.结合本酒店实际情况，与总经理、各部门总监等研究，确定酒店市场定位、客源结构、经营方针、经营目标、确定本酒店的主要竞争对手等，并制订酒店各种房价结构（包括餐饮部分），完成酒店开业市场推广计划及预算（MARKETINGPLAN），提交执行总经理审批。 推荐 11.确定开业前后酒店各种印刷品，包括：宣传册、单张、推广小册子等，并安排发外印刷； 12.编写整理培训员工的培训数据及制定课程安排（注意必须安排与前厅部的交叉培训）； 13.制定招聘本部门员工的招聘计划，包括：招聘人数、职位、招聘条件、招聘程序、初试、复试的试题、录取程序等；（需考虑尽量招募有经验及客源的人员） 14.建立销售部档案管理系统及市场预测程序。 15.与各对手酒店销售部及当地媒体及主要旅游业建立良好关系，以便日后顺利开展工作； 16.与财务总监、客务总监及前台经理协商，完善团体接待程序及控制方案（特别考虑对销售、前台、收银等人员的监控方案）； 17.制订筹建期及开业推广销售方案及预算，确定市场推广计划、销售计划、公关广告计划等，对销售人员进行客源市场划分及工作安排，并确定相关促销方案（必须包括商务、政府部门、旅游业等）； 18.至少在酒店开业前3 个月，根据计划全面展开大量市场推广及销售工作，包括邮寄、传真、电子邮件、因特网、电视及报纸广告、国际及国内旅游展销会等，签订大量商务及旅游业和约，签订大量网络销售和约，为酒店试业及开业奠定客源基础，以期在市场竞争中掌握主动。 19.与客务部、餐饮部讨论接待重要客人的服务程序，报执行总经理审批后归入本部的工作政策与程序之文件中； 20.与计算机部、前台及财务部完成酒店开业后各种报表及数据在酒店计算机系统的建立，特别是市场部所需的各种统计资料； 21.与各部门协调，筹办酒店开业典礼，确认佳宾名单及安排接待程序，进行彩排； 22.酒店开业典礼并准备感谢信及建立联系。 公共关系部（隶属市场推广及销售总监） 1.与市场推广及销售总监及执行总经理确定酒店标志、字体，酒店主体色调、所有客房、餐饮娱乐部门设施的的标志、名称，酒店内部各种指示牌的设计图案（CIORVI设计）等，报总经理审批； 2.了解当地广告、印刷市场情况； 3.协助各部门美术制作，包括所有酒店对客印刷品及宣传品； 4.设计酒店报纸、电视广告，及主要口岸广告牌； 5.参与筹建期酒店内部装饰及摆设设计； 6.与本地及主要客源城市各宣传媒体、政府部门等建立良好合作关系，提供各种酒 店消息，争取筹建期多见报多暴光，提高酒店良性知名度； 7.按酒店规定的预算，列出酒店各种宣传广告所需媒体及费用明细报市场推广及销售总监和执行总经理审批。 8.设计及审定酒店各种印刷品的颜色及排版等，报市场推广及销售总监和执行总经理审批。 9.策划酒店开业典礼的整个程序，预算被邀请参加典礼之政府部门及其它人员名单，待审批后负责与销售部派发请柬。 10.指导策划安排开业典礼的所有装饰及场地布置等。

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