对于职务说明书，许多企业都说爱你不容易，它使很多人沉迷于事务性工作，让人陷入不知所从的境地，咎其原因是职务说明书淹没了问题的关键点，把主要的问题忽略或掩盖了起来。下面就职务说明书应用于人才的选拔展开讨论。
        一、职务说明书淹没了“靶心”
        那是一个阳光明媚的上午，政府组织的一场大型的公益招聘会，因是节后第一场招聘会，招聘企业与应聘人员也比较多，更为可贵的是政府的组织很到位，给每个企业安排一个招聘展位，并在每个展位后面隔开了一个小空间供招聘人员选拔，面试用。
        我当时在一家大型的外资企业主持人力资源部工作，公司规模近万人，在广东中山市拥有自己厂房面积达3000亩。写字楼有5层，建筑面积近万平方米。为将招聘会达到效果，公司提前在报纸上发布了招聘广告，在市区各村镇广告橱窗张贴了招聘海报，同时在珠江电视台也打了招聘文字广告。可在招聘现场就发生了一件这样有趣的事情。
        当时我正在面试一位电子工程师，已经接近尾声，这时我的招聘专员递过来一份简历，说是来应聘总经理秘书的，征询我的意见是否需要继续面试，我粗略看了一眼简历以及简历上的照片，从简历上看基本符合岗位要求，照片上的人也显得年轻活泼，于是我就让招聘专员先带进来，在靠角落的位置让她坐等几分钟。
        我继续跟应聘电子工程师的应聘者谈了公司的文化，工作时间、以及大概的薪酬范围和到公司面试的时间就结束了谈话。
        以下是面试总经理秘书的谈话记录片断
        问：请问您多大年龄？
        答：简历上有（顿了一下），25岁。
        问：您的简历上写的已婚......
        答：（未等问完抢答）现在未婚，我的婚姻半年前就结束了。
        问：那，方便透露为什么离婚吗？
        答：（很干脆）他不尊重我，平时管得太宽，去哪里都要向他说明，有时还翻看我的手机， 不给看就吵架，就没法过了。
        ......
        面试完送走这位女士后，我对招聘专员说可以将这位女士从候选人名单中排除了。
        看到招聘专员大惑不解的神情，我问：作为总经理秘书，最为重要的要求是什么？于是他们重复了公司的关于总经理秘书岗位描述的话。正确，但没有切中要害。
        我的解释是，总经理秘书的第一要素是：保持中立！他应该有工作上的激情，然而在对事务的判断和处理上趋于理性。由于中立的要素，在总经理秘书的招聘中除了考虑仪容仪表，个人气质，学历与学识要求外，实际上隐含着这一条件：年龄应该偏大（一般应在28岁以上），已为人母，夫妻家庭和睦。这一条件是筛选应聘者的重要因素，至于为什么？大家可以从不同角度去理解、考虑。
        反观该女士在面试中的表现，就很差强人意。首先在招聘专员搬了个凳子要她稍等一下时，她却一直站着，并还来回走动；第二，在我与电子工程师介绍公司的工作时间时，又中间打断插言，说明她不具备基本的礼仪；第三，在问她年龄这个稍敏感话题时，先是回避，说明她有一定城府；第四对婚姻这种人生的大事太过草率。既使她有很高的学历，211大学的毕业证书，皎好的容貌与身材，很深的学识，仍逃不了成为不予考虑录用的理由。所以，这就是选择。
        实际上，在我们招聘与日常工作过程中，这种模糊的认识是大量出现的，诚然，我们有再完善的制度与体系保障，很多工作还是必须依赖于我们的主观判断，而我们需要的是解决的方案，而不是无穷无了的思辩。要尽可能减少主观，一个高明的管理者就是要善于抓住问题的要害关系。
        事实上，我们制订的职务说明书，以及职务说明书的关于岗位任职资格的要求，并不能反映问题的要害，往往淹没了问题的关键点，使我们只看到靶面却找不着靶心。
        二、“冰山下”的胜任要素
        我们选拔员工是要选能胜任岗位工作的员工，而不一定必须是最优秀的员工。最优秀的员工与胜任的员工的区别，关键在于他们的行为模式是不一样的，而这种行为模式不仅仅和知识、能力有关系，和意志、品质、个性特质等要素直接相关。
一个人的整个素质状况就像一座冰山，水上的东西小，水下的东西大，水上显露的部分是行为、知识、技能、经验这些直接观察得到的东西，但水下的东西包括：态度、角色认知、自我概念、个性、动机等要素是看不见的。要通过测试的方法来了解。
事实上，我们制定的职务说明书通常只提供了水面上的素质，但水面下的部分无法提供。因此，我们在选拔人时第一要考虑的是胜任要素，即考察一个人下意识的行为模式，这是由于长期的态度和技能训练所沉淀，累积形成的，不容易伪装也更接近事实。所以，在选拔人才时别被职务说明书中的水上的素质部份所遮蔽，一偏概全，陷入主观主义的圈套。
        三、设计胜任特征的选拔
        胜任要素在行为上的表现就是胜任特征。我们在选拔人员的时候，只要定位准确的胜任要素，然后依照这个要素的要求去考察应聘者的行为的符合性就可以了，它一般分为四步：
        1. 定位目标岗位核心胜任要素。
        2. 选择比较容易测量的典型行为作为测试内容。
        3. 根据测试内容来测试应聘者的行为与典型行为的偏离程度来决定优劣。
        例：设计一个利用细节观察来面试客户服务部经理的方案。首先定位客户服务的基本任务是让客户满意，它的核心胜任要素可以用一句话来概括：对人的需求和心理状态的敏感性。二是一个管理者的基本任务是通过别的服务人员来完成任务。因此管理者的胜任要素也概括一句话：秩序感和角色意识。
        有了这二句话，我们就确立了招聘一名优秀客户主管的核心胜任要素。
        面试的时候，我们设计了一个通过倒水的细节来观察候选者的敏感性，角色意识和秩序感的环节。道具是一张桌子，桌子上放了一个水杯，我坐在桌子后边，对面是面试者座位，暖壶放在他坐的位置的侧面。开场白之后，我拿起水杯，一饮而尽，把杯子一顿说：今天天气好热啊！说完观察被试者的反应。
        一般有三种反应：
        第一种，被试者看到喝完，马上站起来说：老师，来我给你倒水。这种人对别人的需求比较敏感。
        第二种，看到我谈论天气，笑呵呵地附合：今天天气是有点热，然后瞅着你，等待面试开始。这种人就属于不敏感。
        第三种，马上站起来，并不是先去倒水，而是先问一句：老师，要不要我给你倒点水啊！这种人首先比较敏感，其次能把握自己的角色，在做事之前先征求主导者意见。
        第一种人，是很出色的服务员，第三种人可以做服务管理岗位。