岗位说明书，实质上是所有人力资源管理工作的起点，虽然许多HR对它的定义耳熟能详，但真正编写规范的企业并不太多。

       虽然岗位说明书在国内应用已有十几年，但实际上，除了一些管理意识超前的企业，建立了成套的岗位说明书体系，并且应用于人才管理的各个领域，大多数中小型企业在岗位说明书的编写方面仍存在诸多问题，而且一般只应用于招聘领域，甚至有些小企业在招聘时都是复制招聘网站上其他貌似同岗位的说明书来用。千篇一律的岗位说明书，如何吸引符合你真实需要的人才呢？

       岗位说明书，又称为职务说明书或职位说明书，是对岗位工作的性质、任务、责任、环境、处理方法以及对岗位工作人员的资格条件的要求所做的总体的描述和确定，也是明确企业期望员工做些什么、员工应该做些什么、应该怎么做和在什么样的情况下履行职责的总汇。它是通过工作分析过程，用规范的文件形式对组织内各类岗位的工作性质、任务、责任、权限、工作内容和方法、工作条件、岗位名称、职种职级以及该岗位任职人员的资格条件、考核项目等做出统一的规定。

岗位说明书构成“六要素”

       一份岗位说明书主要包括岗位名称、岗位职责、任职条件、岗位所要求的技能，工作对个性的要求也可以写在岗位说明书中。岗位说明书应该包括以下主要内容：

1、岗位基本信息：包括岗位名称、岗位工作编号、岗位级别、上级岗位、同级岗位、下属岗位、汇报关系、直属主管、所属部门、工资等级、工资标准、所辖人数、工作性质、工作地点、岗位分析日期、岗位分析人等。

2、岗位工作概述：简要说明岗位工作的内容，并逐项说明岗位工作活动的内容，以及各活动内容所占时间百分比，活动内容的权限；执行的依据等。能用一句话概括岗位的工作内容最好，无须详述。

3、岗位工作责任：这是主要列项，包括直接工作责任与领导责任，要逐项列出任职者工作职责，还要确认其职权，做到权责对等。一般来说，尽可能的使用简洁词句，说明工作中的主要内容，建议内容不超过10条为宜。

4、岗位任职资格：即从事该项岗位工作所必须具备的基本资格条件。比如年龄、学历、职称、工作经验、工作能力，这是一般的要求，还有个性特点、体力要求以及其他方面的要求。

5、工作轮换与晋升通道：明确员工可以轮换的工作及员工未来的职业发展通道，能够促进员工自己进行技能的学习或制定自己的职业发展规划，有利于员工及公司的进一步发展。

6、明确内外部沟通关系：包括企业内部上、下级沟通协作关系，还要明确外部客户或外部机关的关系。

岗位说明书应用“五功能”

编写岗位说明书，可便于员工理解岗位所要求的能力、工作职责、衡量的标准，让员工有一个可遵循的原则，也便于上级对员工进行考核。一句话，岗位说明书就是工作衡量标准，就是工作指导书。

岗位说明书主要有以下作用或用途：

1、便于人员管理。便于员工理解岗位所要求的能力、工作职责、衡量的标准，让员工有一个可遵循的原则。一线的主管、上级领导都可以明确知道每一个岗位的工作内容、职责、管理权限、岗位的组成人员等，便于管理、指挥和协调，员工也可以明确自己的工作内容与职责、要求等。

2、招聘员工的依据。比如要招一个部门主管，首先就要了解这个岗位需具备哪些条件，要写一个招聘申请表，由人力资源部来依此标准进行面试、工作安排等，这些岗位的要求都可以参照岗位说明书来做。

3、绩效考核的基础。岗位说明书使绩效考核有章可循，同时，也是绩效指标提取的依据。而且在劳动合同里明确列明其岗位职责，有利于规避后期可能的因员工不胜任的辞退风险。

4、人才培养的参考。在人才培养与开发的规划中，可以了解该岗位需要哪方面的提升培训。此外，它还是建立胜任力素质模型的基础。

5、人力资源规划的基石。在岗位说明书中的一项重要的内容就是员工的晋升通道。人力资源经理和一线经理在进行交流的时候，或在做人力资源规划的时候，也要用到岗位说明书。

岗位说明书编写“八注意”

1、岗位说明书一般由人力资源部门来统一协调编写、修订、归档管理。由人力资源部统一协调各部门进行编写，随时根据各岗位的变动与需求的变化而进行调整，人力资源部安排时间、人员进行修订、审批、颁布实施与归档管理。

2、在编写过程中一定要遵循一个原则：咨询人员主导、人力资源部推进、各部门主管协调、员工参与。保持参与人员的多样性和层次感，避免纯粹的由咨询人员编写或人力资源部撰写岗位说明书的现象出现；也不要只是一线经理、主管参与，各部门各岗位的员工都有一定的比例组成，这样既让员工有了参与感，易于接受，同时也能尽量避免出现遗漏或工作之中的协调困难。

3、编写前，由人力资源部发出标准岗位说明书表格或者内容标准格式。表格化是为了让大家一目了然，易于查看、操作和调整。尽量不要纯粹的使用word形式，分不清组成与主次。

4、做好撰写前的培训工作。除了咨询人员做好培训课件、培训安排外，还要做好岗位说明书填写人员的筛选、培训、指导工作。要明确由谁来填写岗位说明书，一般的部门主管和岗位的直接管理者担任撰写的主要工作。针对这一点，要确定做好所需培训人员的挑选，除了相关管理人员外，还要有一些关键岗位的员工参加。

5、在编制中，文字简洁明了，通俗易懂；内容要越具体越好，避免形式化、书面化。所要填写的内容不要过于复杂，更不能去咬文嚼字，否则员工看不懂，只能成为摆设。

6、岗位说明书最好是根据企业的具体情况进行制定，要分清企业类型。商业企业和生产型企业的岗位说明书有很大的区别；而且，岗位说明书的基本格式，也要因不同的情况而异。

7、岗位说明书描述的对象是工作本身，而与从事这项工作的人无关。切忌把某一个员工的特点上升为一个岗位的说明书，毕竟再优秀的员工也只是一个个例，不是标准。

8、岗位说明书不是一蹴而就的事，也不是一劳永逸的工作。一份合格的、完整的岗位说明书，要不断地进行修订与完善。至少在咨询阶段要经过几次反复修改才能最终成型。项目结束后，人力资源部门还要根据企业的不同发展阶段，工作侧重点发生的变化，工作内容会有所调整，职责、职权、职业通道等都会随之有一定的改变。当企业组织系统内经常出现岗位增加、撤消的情况，更常见的情形便是岗位的某项工作职责和内容的变动，甚至于每一次工作信息的变动，都应该要求及时记录在案，并迅速反映到岗位说明书的调整之中。在碰到岗位说明书要加以调整的情况时，一般由岗位所在部门的负责人，向人力资源部提出申请，并填写标准的岗位说明书修改表，由人力资源部门进行信息收集，并对岗位说明书做出相应的修改。

       关于岗位说明书的修订可以是定期的或不定期的。随着公司规模的不断扩大，根据需要对岗位说明书进行适当的修正和补充，以便与公司的实际发展状况保持同步。

       只有企业HR充分明晰了岗位说明书的定义、构成和其重要应用价值，才能给予其充分的重视，投入更多的人力、物力、财力来做好一份完善的岗位说明书体系。同时在编写过程中遵循一定原则和流程，才能达到事半功倍的效果。