高效会务管理

第一讲：会议概述
ME/WE/US:《成功会议分享》《成功会议因素分析》
工具：《头脑风暴》
一、什么是会议？
二、会议的作用
三、会议的种类与频率
四、企业会议常见的问题
1. 参而不议
2. 议而不决
3. 决而不行
4. 行而无果
五、会议的成本计算
讨论：开场会要多少钱？
第二讲：高效会议前的准备工作
一、会议准备的5W1H
工具：《六何法》
1）会议准备内容核对单
2）会场布置的准备
3）主持人的4个准备工作
二、明确会议的目标
三、会议接待人员的职业形象
1. 服装色彩学
1）冷、暖、无彩色系
2）三色原则
3）经典配色原则
游戏：《配色高手》
2. 商务女士为尊重和权威感而穿戴--正装要求及禁忌
案例：《第一夫人们的比拼》
3. 商务男士为政治和影响力而穿戴--穿西装的十大误区
1）三一原则
2）三禁忌
3）露三白
4. 仪容修饰
1）魅力女士“妆”出来：职场妆容步骤及要求
2）魅力男士“修”出来：修面易忽略的点
3）完美造型从“头”开始：发型与职业的匹配
5. 优质形象的条件--TOP原则
1）如何区分时间、场合、场所
游戏：《正式程度排名》
四、会议接待的专业仪态训练
1. 站姿——挺拔端庄美好气质
2. 坐姿——娴静大方体现尊重
3. 走姿——轻盈稳重充满自信
4. 蹲姿——美丽从容体现优雅
5. 鞠躬——恭敬得体热情迎客
6. 手势——优雅明确自信大方
7. 致意——专业礼节体现形象

第三讲：成功会议的接待流程
一、迎宾
1. 宾客接待的规格
2. 迎宾队形及环节
情景演练：《领头羊式与南飞雁式》
3. 陪同的礼仪
4. 酒店入住接待工作
二、会议及庆典中的服务实战
1. 会前的准备工作
2. 会议的流程
3. 各部门协调
4. 会场的布置
5. 会中服务实操演练
6. 颁奖典礼的站位和流程
情景演练：《颁奖典礼》
三、修炼接待用语礼仪
1. 发音练习：专业声音四要素
2. 发音练习--抓住听众的心
全体练习：《自我介绍》
3. 接待标准话术
1）听-->说-->问
2）标准礼貌用语：
a称呼语
b欢迎语
c问候语
d征询语
e问询语
f应答语
g道歉语
h感谢语
i结束语
j告别语等
全体标准化练习
四、现场接待礼仪
1. 专业的接待态度: 待客三声和礼貌三到
2. 招呼技巧: 微笑、点头、鞠躬和等待时的应对
案例：《低三下四的奥巴马》
情景演练：《走廊上遇到客人时...》
3. 介绍时的原则
1）握手技巧:谁先伸手？
2）握手的次序和要领
3）握手的禁忌
4. 行进、楼梯、电梯的礼仪
1）行进间讲解的前后上下
2）乘坐电梯是先进后出还是后进后出？
5. 送客：送到哪里由什么决定？
五、餐宴接待的礼仪
1. 中餐
2. 西餐
六、活动结束送别礼仪
1. 活动结束流程
2. 结束工作实操

第四讲：会议接待中的沟通技巧
一、积极倾听
1. 干扰倾听的四大因素：情感过滤、迫不及待等
2. 倾听的5个层级：从心不在焉到用同理心听
3. 积极倾听的反射话术
案例分析：《会议接待有问题！》
二、同理心
1. 同理心回答三要素
练习：《同理心表达》
三、正向引导法
1. 使用积极的词语
2. 避免中性词
3. 阻止负面词语
4. 善用我代替你
练习：《正向引导法》
四、高情商的激励技巧
1. 赞美人的十把飞刀
2. 最受人欢迎的赞美项目
练习：《赞美》 

行政管理训练专家
福建省礼仪协会理事
DISC认证讲师/测评师
厦门人才中心特约讲师
中国女性形象工程特邀礼仪专家
厦门海峡导报《商务礼仪》专栏作者
16年知名跨国企业员工管理与培训经验
厦门大学外文系英语专业学士（能双语授课）
曾任：柯达(中国)行政主任、采购经理、内训讲师、总经理秘书
曾任：林德(中国)总裁办公室主任、资深讲师，获“最佳讲师”称号
长期担任厦门人才中心、厦门大学、安踏集团、中外运集团多家院校及企业特聘讲师
王晓珑老师曾先后就职于柯达、林德等知名跨国公司，分别担任总经办主任、亚太区总裁助理及内训讲师等职务，精通大型会议、活动策划及组织工作；掌握如何与政府、媒体及社会团体保持良好互动，熟悉行政管理制度和程序，熟悉保安、食堂、运输等行政事务。王老师将15年资深的行政管理体验与高端商务实践相融合，独自开发《资深行政文秘综合能力提升训练》、《客户经理职业形象与商务礼仪训练》等一系列课程，能单独进行英语授课，专注于职业素养、商务礼仪、会议管理、办公室管理等方面培训，在外累计培训场次达150多场，课程满意度高达95%以上，累计培训过4000余名企业员工。

实战经验：
2000年—2006年，柯达(厦门)有限公司历任行政主任、采购经理、内训讲师、总经理秘书
王老师通过参观访问、采访、公开演讲、信息发布、赞助及捐赠等方式建立和保持公司与相关政府部门及社会团体的良好关系，执行“一、二厂合并”，充分利用现有设备资产，避免投资浪费,负责包装材料的计划和采购、寻找资产、零配件、设备和非生产性物料的供应商并进行谈判和采购，执行公司商品采购策略，与供应商研究降低成本的机会，同时担任SAP采购模块升级的小组领导,组织测试和相关培训。后调往总经办，负责“新产品注册”等项目中的外事工作，组织和协调如开幕典礼,周年庆典、员工大会等大型公司活动，并负责企业员工服务礼仪培训并指导她们的职业素养能力培养与提升训练，提供新员工入职、物流采购、企业文化、群策群力、商务礼仪等培训。
2006年—2013年，林德(中国)叉车有限公司任总裁办公室主任/资深讲师。
制定和规范企业行政管理制度和流程，同时协调总裁与股东、德国总部、厦门总部各部门、林德中国各大区、林德香港、林德新加坡以及与公司外部的联络，使企业与政府、媒体及社会团体建立和保持良好的互动及合作关系。策划和组织厦门外商协会会员活动，并担任企业资深讲师，为“企业文化复兴和推进”、“群策群力”等活动提供培训和督导，同时负责企业培训计划开展与实施，在职期间，为林德培训过2000余名新老员工，受企业高层赞赏，并获得“最佳讲师”称号。同时兼职外部培训师，服务于厦门市人才中心及各培训机构，为企业提供培训、辅导和咨询等服务。培训内容有高级秘书助理技能训练营、商务礼仪与职业形象、行政工作统筹管理、职业心态与职业素养、商务公文写作、高效会议管理等，在外累计培训场次达150多场，深受学员好评。

主讲课程：
01-商务礼仪类
《礼行天下——高端商务礼仪》
02-行政管理
《新闻写作与宣传》
《专业行政文秘助理》
《行政统筹管理技能提升》
《妙笔生花—实用公文写作》
《井井有条——高效会务管理》
03-职业化
《高情商的情绪压力管理》
《赢在起点—新员工职业素养培训》

部分授课记录：
厦门市人才服务中心《商务礼仪》《大学生职业素养提升》48期
凯傲集团《职业心态与职业素养》14期
厦门大学《大学生职业素养提升》16期
福建师范大学《大学生职业素养提升》12期
厦门理工学院《大学生职业素养提升》10期
厦门地丰置业有限公司《高级秘书、助理和行政人员职业技能训练营》8期
龙岩市党校《行政管理素养提升》30期
嘉晟集团《行政管理提升班》6期
厦门海沧市政建设管理中心《商务公文写作》6期
斯兰集团《经理人特训班(商务礼仪与温馨服务)》20期
海隆集团《商务礼仪》16期
中外运集团《服务礼仪》15期
东方美美容集团（沙龙）《魅力女性形象素养提升》10期
安踏集团《秘书助理、商务礼仪》10期
厦门亿联网络《服务礼仪》6期
福建宁德核电《服务礼仪》5期
南沙海诚货代《五星服务意识与服务标准流程》4期
广州信利学院《商务礼仪》2期
中信银行《职业素养》2期
金梅花地产《商务礼仪》2期
东莞招行《高效会议管理》2期
…… 

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