会议汇报制度

    时间：2022-10-08

会议汇报制度 

会议汇报是爱尔管理模式的重要内容之一。规范的会议汇报是一种有效的软考核方式。

一  制定会议汇报制度的目的。

1、 交流沟通经营管理的信息，防止各种制度、计划、工作流程和标准执行偏差和失误；

2、 提高管理者发现问题、分析问题和解决问题的能力；

3、 对管理人员实施管理和监督，是对考核考评制度的有益补充；

4、 集思广益，取长补短，培养完善管理团队。

5、 通过会议履行职责，总结经验，吸取教训，提炼优化管理模式。

二  会议制度的原则。

1、目标集中，主题明确，氛围轻松，畅所欲言。

2、规定的与会人员一个不少；

3、坚决不开无准备的会议；

4、每次会议都要有结果；

5、会议制度以外的会要尽量少开和不开。

 

三   会议管理

1、 办公室负责通知各种会议规定参与的人员及会议主题，做好会前材料准备、记录、评价等管理服务、会议决议在会后落实情况跟踪及评价。

2、 无特殊原因不可以请假，有事须提前一天向会议主持人请假。无故不参加、迟到、早退按严重过失处理；

3、 会议主持是会议最高权力人，负责：

  （1）控制好时间，组织与会人员发言紧扣会议主题;

   (2)检查会议制度执行情况，及时制止违规行为;

   (3)对上次会议决议执行做出回复和评价;

   (4)对会议发言进行归纳整理，形成会议决议，并落实到责任人;

  （5）会议结束时对与会人员的发言作出点评。

4、 与会人员发言内容要求：没有成绩不通过；没有问题不通过；没有解决问题的措施不通过；解决原来问题的办法没有见效不通过；

5、 总经理办公会、财务分析会、月度总结会议、营销分析会要有会议纪要下发和备份，其余会议要由主持人做记录，并且连续妥善保存；

6、 公司下发的会议纪要必须妥善保存，凡遗失或泄露的按严重过失处理；

7、 与会人员要本着把问题摆在桌面上，对事不对人，坦诚交流的态度讨论；

8、 凡会上形成的决定，采取会议记要的形式落实。责任人都要在8小时之内向主管上级汇报结果或执行进度；

9、 凡解决问题的办法措施是原来制度中没有的内容，一律由办公室内勤整理备档，每隔半年统一汇总到制度补充内容中；

10、 在会下已经解决并向上级汇报的工作不需再在会上汇报；

四   主要管理会议召开要点

一）总经理办公会

1. 会议时间：每周一上午9：00至10：00，计划时间2小时以内。如果正常开会，则不再通知。

2. 会议地点：公司会议室

3. 会议主持：总经理。如其请假或有特殊原因不能参加，由生产部经理主持。

4. 参加人员：董事长、总经理、生产经理、生产厂长、营销总监、财务总监、技术总监。

5. 会议记录：办公室文员

6. 会议作用：各部门汇报上周工作，提出工作中未能处理的问题及其解决意见，安排下周工作，商议、处理工作中需要其他部门协作的问题。

7、会前要求：总经理要在会上提出研讨的问题。

主持人对上次办公决议执行情况的通报评价。

与会人员准备好工作中所遇到的问题及所提意见或建议。

8、会议议程：

1) 主持人安排第一轮工作汇报和发言。

2) 参加会议人员结合岗位职责、工作计划和领导交办的重点工作完成情况，着重介绍发现的问题及自己的解决办法，制定的下周工作计划和工作的最新动向。时间不超过6分钟。

3) 主持人安排第二轮个别补充发言。与会人员对会上提到的问题发表意见，时间不超过3分钟。

4) 董事长、总经理对与会人员发言进行点评补充强调，并对有关问题议定的处理意见做出最终决定。

5) 主持人对会议中决定的事项，尤其是对会议上所提问题的解决办法再次确认，确认责任人、处理措施、工作标准、完成时间。与会人员均无异议，在会议安排工作落实表上签名。主持人宣布散会。如果有的问题会上不便确定完成情况，最迟在当天确定。

问题点	问题描述	主要措施	解决日期	责任人	备注
1、
2、

9、会议记录和安排工作落实。

1） 行政主管负责对会议的过程和结果进行记录，根据需要安排撰写下发会议记要；

2） 行政主管负责对会议安排的各项具体工作进行检查和督促落实。对不能按进度落实的部门，进行通报批评。

二）月度总结会议 

1、会议时间：每月2日上午9：00至11：00，计划时间2个小时以内。如果正常开会，则不再通知。

2、会议地点：公司会议室

3、会议主持：总经理，如其请假或有特殊原因不能参加，由董事长主持。

4、参加人员：董事长、总经理、生产经理、生产厂长、技术总监、财务总监、营销总监。

5、会议记录：行政主管指定专人记录]

6、会议作用：汇报上月工作完成情况，总结良好经验，找出问题和不足，并提出改进措施；汇报下月工作计划及措施方案，可根据需要向其他部门提出配合和支持的要求。

7、会议要求：行政主管将上月所有周例会会议决议完成情况汇总通报；

会议召开前各部门要做好书面上月月度总结;

会议召开前各部门要做好下月书面计划，会后找总经理面批。

月度计划要结合公司年计划和部门年计划。

8、会议议程：

（1）由行政主管对上月周例会决议完成情况进行汇报和评价，无故未完成或不执行者承担相应责任；

（2）各部门工作汇报：结合自身岗位职责、工作计划和上级交办的其他工作，汇报完成情况，着重介绍在任务执行过程中出现的问题和所采取的解决办法。汇报下月工作计划。

（3）董事长、总经理对与会部门的发言进行补充强调，对会议所议定的问题做出最终决定。董事长不在，由总经理向董事长汇报会议情况，总经理不在，由行政主管向总经理汇报会议情况，请示会上所提出的问题，总经理做出处理决定再由行政部将结果通知相关人员。

1、 会议落实：由行政主管安排会议各项具体工作进行检查和督促落实。对不能按进度落实的部门予以通报批评。

三）财务分析会议

1、会议时间：每月5日上午9：00至11：00，计划时间1个小时。特殊原因需要延期召开的由财务部提前通知。

2、会议地点：公司会议室

3、会议主持：财务总监。财务总监不在由财务总监指定人主持。

 4、参加人员：总经理、生产经理、生产厂长、营销总监、财务部人员。

5、记录人：由财务总监指定专人记录。

6、会议作用：对公司财务预算执行、会计核算、财务监督和各部门成本费用情况进行总结分析，讨论并决定成本费用控制措施和新的月度财务预算。

7、会议要求：财务部经理负责准备上月财务分析报表，打印并发至各与会人员。会后当即收回。

8、议程：

1) 财务部经理将上月财务分析会决议落实情况做一汇报。

2) 财务部经理通报评价各部门的财务制度、现金安全制度执行情况。

3) 财务部各主管按照各自分工对上月财务状况进行分析，并提出改善建议。

4) 财务部经理对上月公司财务预算执行情况进行分析，对确定项目的实际财务情况进行分析，对成本费用超支的责任人进行通报。提出本月应重点控制的成本费用，提出财务部的意见和建议，提出本月财务预算。

5) 成本费用超支异常部门负责人、本月重点控制费用的责任人要对财务部经理的报告提出自己的意见，尤其是说明自己本月在费用合理控制方面的措施。

6) 与会其他人员轮流发言，提出自己的建议。

7) 财务总监对各部门关于控制成本费用的措施、意见进行评价，并协调安排有关部门的配合工作。

8) 董事长对财务部的发言进行补充、强调，并做出最终决定。

9) 财务总监对会议中决定的事项，尤其是会议上对所提问题的处置决定再次明确，确认责任人、处理措施、完成时间。与会人员均无异议，在财务分析会安排工作落实表上签名。主持人宣布散会。

9、财务总监根据情况决定是否需要撰写和下发会议记要。

8、 会议跟踪落实：财务总监按照各项具体工作的内容和各部门的职责，对会议安排的各项具体工作进行跟踪，协助财务部经理督促落实会议安排有关事项。对不能按进度落实的部门，由财务部进行通报批评。

四）营销分析讨论会

1、会议时间：每月6日上午9：00至10：00，特殊原因需要延期召开的由营销总监提前通知。

2、会议地点：公司会议室

3、会议主持：营销总监主持

4、参加人员：董事长、总经理、财务总监、营销部人员、生产经理、生产厂长和其他需要参加会议的人员。

5、会议记录：由营销总监指定专人记录。

6、会议作用：市场销售完成情况、对上月客户发生的投诉、竞争对手情况、行业发展趋势、各部门检查的问题，围绕如何提高客户满意度分析原因，找出解决问题的办法；

集思广益，取长补短，提高能力。

7、会前要求：各部门主管提前做好准备，主题围绕如何配合营销部的工作。

不但要提出问题，而且要拿出解决问题的方法。

启发与会人员畅所欲言。

后备人才也要发言。

对每个人发言的评论，不用否定的语气。

 8、会议议程：

由营销总监对上月营销评价分析会决议落实情况做总结汇报。

第一轮汇报和发言：每人限时10分钟。

第二轮个别补充发言，各后备人员补充发言。

9、营销总监对会议中决定的事项，尤其是会议上对所提问题的处置决定再次明确，确认责任人、处理措施、完成时间。与会人员均无异议，在营销分析会安排工作落实表上签名。会议主持宣布散会。

10、会议跟踪落实：办公室按照会议安排工作落实表，对会议决议进行跟踪，检查评价。对不能按进度落实的人员，进行通报批评。