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蒋小华：计划管理的三个关键和五个步骤

时间：2021-03-05

一份好的预案有哪些关键呢？

1．向老板要资源

对于下属来说，不要跟老板就目标问题讨价还价，要就计划问题多交流，主动要资源。因为就目标问题讨价还价，很可能是一个双输的结果，而主动要资源很可能是双赢的结果。

那么，关键问题是，需要什么资源，从哪里获取资源。这需要自己想好，而不是直接问老板。我相信，这方面讨论得越多，结果自然就会越好。

2．360度的讨论

计划不是一个人的事，它涉及多个人、甚至多个部门。因此，要有来自不同人、不同部门的反馈，这样才能把各种可能性都考虑周全。即进行360度的讨论，与所有关联人进行事前沟通和推演。

例如，做培训计划，绝不是培训部门的事，更不是某一个人的事，它涉及到参训部门的培训需求、培训时间及培训对象。我在给企业培训时，总有些人不能如期参训培训，这怪参训者吗？问题往往出在培训计划做的不周全，没有考虑到时间上的冲突问题。

3．投十二分精力

请问：一年之计在于什么时候？春？错！一年之计在于“冬”；一日之计在于什么？晨？错！一日之计在于“昨晚”。所有的计划必须提前做好，且要花大精力——不是投入八分精力，也不是投入十分精力，而是投入十二分精力。

李嘉诚用70%的时间用于做当天的工作，20%的时间用于做明天的准备，10%的时间用于做下周的计划。根据我的经验，在不受其它工作影响的情况下，一份年度计划至少要花半个月时间，一份月度计划至少3天的时间。

做预案的操作技术

除了以上三个关键，还有具体做法呢？

1．基本步骤

具体如下：

1)根据工作目标，进行相关讨论，把各种情况都提出来，并做好记录；

2)根据讨论的情况，收集有关材料，如人员情况、物料情况、历史数据等，并加以整理；

3)着手起草计划书，形成执行方案；

4)由专人就计划书、收集的材料和之前讨论提出的问题，进行推演，再提出修改意见。

5)完善计划书或交由领导确认。具体可视情况进行多次讨论、多次完善。

2．关注核心要素

核心要素要表述清楚。例如，运用5W2H原则：时间、地点、人物、事项、原由、措施、花费，这些一一弄清楚。具体可见图文版的表单。

也可以根据工作性质运用鱼骨图，将人员、设备、物料、环境、管理等方面，从“大骨头”到“小骨头”等相关事项一一罗列清楚。

3．制定备用措施

有位程序员跟我说：代码越健壮，异常处理机制越完善，那么软件运行起来才越稳定，否则软件玩一玩就崩溃了。

做计划要有应对未来的不确定性，要辅以备用计划。例如，计划安排年终会议，要考虑到万一出现某种意外，该怎么办？在制定计划的时候，务必写入所有可能产生的突发情况，并对每一个突发情况制定好相应的解决方案。

再比如，你想要通过早饭只吃一个鸡蛋，晚饭不吃并且跑步一个小时的方法来进行减肥。那么你应该考虑到：如果班级聚餐怎么办？如果下雨，跑步怎么办？如果鸡蛋卖完了怎么办？

如果你腿疼，跑不动怎么办？......

切莫忽略细节。以安排年终会议为例，要把参加人员的座次、发言、茶歇、午餐等细节列清楚，还要考虑到会场音响、灯光、投影仪，包括可能使用到电源插板和相关数据线一一准备好。

4．用图表列出来

把工作任务与时间、责任人联系起来，将复杂的任务数据化，可视化。甘特图是目前用的比较多的一种图表。具体见图文版的表格。

当呈现出任务的时间视图时，所见即所得：项目进度一目了然。可以直观地知道哪些任务什么时间段要做，目前的进度如何。

总之，一份好的预案是成功的一半。要花大精力，进行360度讨论，将各种可能性都考虑周全，并用图表呈现出来，这件事马虎不得。

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