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吴国正

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台湾TA国际潜能训练机构首席讲师资深顾问 台湾智森企业管理顾问股份有限公司创办人 中国直销网资深教育顾问(广州) 吴国正国际教育培训机构创办人(北京) 世界关公总会教育执行长兼台湾省台中室办公室主任 经 历: 1. 桥允国际有限公司 (台湾)教育训练讲师 2. 丹枫公司奇迹家族 (台湾)教育训练讲师 3. 索卡国际有限公司 (台湾)教育训练讲师 4. 先锋集团震霖有限公司 (台湾)教育训练讲师 5. 成功杂志扬智国际联谊会 (台湾)中区秘书长 6. 谢明锦男士美容连锁机构 (台湾)教育训练讲师 7. 三烨国际有限公司 (台湾)教育训练专任讲师..

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超级秘书「管理」老板的秘诀
    时间:2012-10-03     作者:吴国正

对于日理万机的CEO而言,「时间」可说是稀有财,年薪动辄千万的他们,若仔细计算,时间成本往往高得吓人。

所以,如何「把时间花在刀口上」,是他们管理时间的不二法则。

到底这些大忙人有哪些独门的撇步,不仅让自己忙中有序,还能愈忙愈有效率?且听3位隐身幕后的超级秘书,分享CEO的时间管理术。

◎搞懂一星期的「个性学」

日本知名经济评论家中岛孝志在《1周必胜术》一书中提出,一星期7天,每天都有不同的「个性」,无论是企划、开会出差、拓展人脉,在对的时候,做对的事,常常会收事半功倍的效果。

以自己老板一星期的行程规划为例,星期一是一周的核心,CEO通常会安排与中高阶干部的例行会议,审视上一周的营业数字,找出问题关键,并提出即时的改进方案。

有了星期一对公司上下通盘的了解,补足各项信息与思索对策。准备充分,进入战斗状态的隔天,也就是星期二,便是CEO向大老板报告的最好时机。

为讲求精准与效率,星期一与星期三通常会安排重大决策的会议。有别于以自己老板的作法,精创会将星期二刻意空出来不开会,藉这个空档,让与会者快速执行星期一的会议结论,并在星期三呈现补强或规划的结果。「由于周一与周三会议的重要,相关主管星期四、五就会开始准备星期一的会议资料,让总经理先看过,节省会议上描述细节的时间,并及早找出错误,」。

◎安排餐叙有学问

利用餐叙作内部与外部的沟通联谊,也有星期个性之分。

以自己老板为例,会以星期三为界,由于前三天公务繁忙,时间成本较高,交际以中午时间为主,对象为重要但非核心的中低阶主管,在这轻松的一个半小时间,很快就能掌握第一线执行的状况,也能适时给予鼓励。

选择中午时间沟通的好处在于,用餐的闲聊可以降低开会的严肃气氛,加上下午还要上班,有了自然的时间限制,以简餐的方式不用安排饮酒,时间运用十分经济。

星期四、五两天,以经营长远的人际关系为考量,会以晚餐安排为主。

与午餐的速战速决,晚餐时间足足多一倍,大约是3个小时,餐点中会搭配酒类,时间成本较高,重点会摆在「搏感情」,无论是重要合同的签订,核心干部的感情联系,还是答谢长期合作的供应商,这种软性的交谊,往往能强化平日的默契与互动关系。

别被出差细节影响时间

CEO们国外出差机会多,路途一长,大小状况在所避免,为了让会议或参访时程不受耽误,事前的预防与临时应变的能力不可少。

别小看机票与证照在关键时刻可能造成的耽误。

以机票而言,若买的是优惠的机票,来回日期得依规定,毫无弹性,若行程得更改,临时要从成都到上海,光是处理机票就会耗上许多时间,十分不划算。

另外,还得留意如护照、证件等关键证件的有效日期,否则急着要出国,却为这些小事被挡于机场通关大门,意外打乱规划好的诸多大事,延误了庞大的商机。

 

为了让这些「空中飞人」们有好的表现,提早于前晚到达,隔天开会是最好的安排,因为空出一晚,除了做旅途劳顿与时差调整,还能简单的与相关人员会谈交谊,或在当地收集重要市场信息,补强简报资料。「即使当天往返,都要将到达会议场地时间提前两个小时,以免路途中的交通状况影响会议进行,」。

◎阅读省时妙招

整天被电话、会议、公文、应酬追着跑的CEO,能从忙碌中找出私人的阅读时间,变得非常奢侈。

只要目标消费群感兴趣的信息,对未来发展事业有帮助的都来者不拒。

不但利用零碎时间,为让阅读更有效率,会先从目录、内文标题、前言以及关键章节的内容当中,抓住整本书核心概念,以吸收到一本书的菁华。

若在车上或飞机上看的是杂志,会把有兴趣、且日后用得到的信息整页撕下来,回来后归档,变成一个专属自己的创意资料库。

即时通也是时间帮手

在许多CEO眼中被视为时间杀手的MSN,对于一些善用科技的CEO,却摇身一变成为时间管理的好工具。

若老板参与一场会议,其中无需简报且非主持人,他就会将MSN打开,利用空档时间,与秘书以文字交谈,确认行程与交办一些重要事项。

MSN的好处是可以知道对方的状况,譬如现在挂着的是「忙碌」、「外出」还是「脱机」。

若挂着的是「外出」,就知道不在办公室,若要交代事情,就可以直接拨手机,省掉传话、留言这些等待对方回话的时间。

另外,若CEO出国碰到电话接收不便的地区,或没有随时收e-mail的习惯,就可以利用MSN「脱机信息」的功能,当有紧急事情需要沟通,一打开电脑就会跳出来,虽然不是在第一时间,但起码能保证这些大忙人能看得到,以减轻一些延误可能造成的后果。

从以上CEO和秘书们利用时间的妙招,或许可以启发你对时间运用的省思,帮自己找到一些善待时间的方法,让生活的品质变好,激发更多的能量!

 

 
 

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