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储盈老师简介

储盈培训讲师

储盈

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现任合谷管理咨询(北京)有限公司董事总经理 具有13年市场营销专业经验,8年企业培训咨询专业经验,先后创业3次,是一名连环创业者。她既有作为一名企业管理咨询顾问服务Intel、三星、美的、伊利、中粮、华为的专业实力,又有作为草根创业者操作产品上市、品牌推广、渠道建设、销售团队组建的亲身经历。致力于为广大的企业家提供企业经营方面的咨询及建议。 成功案例及任职资历  2001年 新浪网企业内刊《新浪》创刊主编  2002年 美国马铃薯协会京沪两地新闻发布会、人头马北京君越大酒店红酒品鉴会  2003年 深圳华为、TCL电..

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如何让员工爱上OA?
    时间:2012-09-27     作者:储盈

如何让员工爱上OA?而不是把十几万几十万的系统当成摆设,是很多老总头疼的问题。

合谷管理咨询公司作为OA行业的资深咨询机构,对这一问题有深入研究,归纳了以下几点。

 

第一:首先要让员工明确地知道OA系统是公司最高层非常重视的项目

 

“一把手工程”,让员工不得不爱上OA!

 

员工只做领导要检查的事。所以OA系统一定要让员工知道,这是公司的“一把手工程”,公司最高领导一定要在非常严肃的会议上强调对该系统的重视程度。

如果项目没有领导来牵头,没有领导来应用,那么整个系统推广起来便缺乏力度,推广也变得难了起来。

最高层领导一定要首先运用OA来处理公务。例如,必须通过OA提交的报销流程上,领导才签字。必须是以OA上的考勤记录来计算员工的薪酬。想要获得老板的资源倾斜,必须通过OA进行申请。想要涨工资,好,让我们先看看OA系统中对你的工作是如何记录的等等。

 

部门中层领导的管理利器,让员工不得不爱上OA!

 

因高层领导只管战略,与普通员工接触较少。在业务层面与基层员工频繁接触的是广大的部门中层领导。因此,需要重点对中层领导层进行应用培训,让他们学会自己最关心的\最迫切的应用。

例如,销售管理部门,员工的客户拜访表格要设计得实用一些,不仅要方便领导查看,还要方便统计。没有OA系统之前,销售部门经理如果想要知道销售人员的业绩情况,需要销售助理进行统计后才能知道。有了OA系统,只要增加一笔单子,统计结果就会自动地更新,真正实现了实时了解市场销售情况,让销售部门经理的决策更加地迅速。手下销售人员之间的客户归属问题,是销售部门经理头疼的一个问题,通过在OA协同系统对客户名称进行唯一性认证,这样就可以在员工确定客户的归属问题的源头上解决了争端。销售员突然离职,很多客户资料没有交接,或者交接地不详细,造成了很多客户资料的流失,新的销售员接手工作,往往还得重新开拓一遍客户,费时费力。有了协同系统,就可以把每一次与客户的沟通记录详细地记录下来,保持客户资料的完整性。不用销售员交接什么,客户就完美地被继承了下来。销售经理怎能不爱上OA!销售经理这么喜欢OA给他工作带来的便利,就会更加卖力地让手下的销售员使用OA。

 

 

 

第二:让员工意识到OA对他们自己的工作及升迁很有帮助

 

报销速度加快,让员工爱上OA!

 

“我在外面出差,等我回来再批吧!”出差的领导常常对下属这么说。对于需要紧急处理的事项,这句话无异于噩耗!

有的员工出差需要资金,可领导出差迟迟不归,没有得到审批,就拿不到公司的预支资金。出差日期到了,员工只能自掏腰包垫付。出差频繁的员工,往往一个人一个月就给垫付几千元,差不多等于一个月工资了。

有了OA协同办公系统,各级领导、员工都可以随时随地访问协同办公系统。这样,领导就可以在任何时间、任何地点处理办公业务,提高了事务处理的效率;同时支持对领导批示意见的原始笔迹保留,满足公司管理的特殊要求。尤其是致远A8协同办公系统,率先支持移动通讯设备,例如ipad、iphone及其他智能手机设备,让领导可以随时随地地审批事项、处理公务。员工的报销及请示,不必再漫长地等待。

领导出差,不再是不批预支资金的借口,员工再也不必自行垫付这么高的资金,他怎么不能不爱上OA?

 

重要事项不忘记,让员工爱上OA!

 

“不好意思,这几天太忙,把这事给忙忘记了!”在日常工作中,这是我们经常听到的一句话。不论是真的忙忘记了,还是给自己找一个借口,这都说明需要及时主动地提醒员工需要处理的事项。

有了协同办公系统,想忘记什么事情都很难。合谷咨询总经理储盈介绍说,致远OA借助手机短信、即时通讯工具提醒、邮件等手段,可以把工作任务的主动推送到当事人的手机或电脑屏幕上,还可以设置定时提醒功能,有效地降低了当事人忘记事情的概率,大大提升了业务处理的效率。由于有了即时提醒功能,各个层级的领导可以及时知道需要自己审批的文件,公司审批文件能够做到即时地上传下达,也增强了内部的反应速度。

有了致远OA,我把领导给下的每一个命令都做了协同处理,增加了提醒功能,再也没有因为忘记什么事情,被领导批评了!因为做事仔细,马上就要升职了喔!我怎么能不爱上OA?

 

 

第三:积极的奖励及惩罚方案

 

制度上配合,让员工爱上OA!

信息化部门与管理部门(尤其是办公室部门)密切配合,制定相关规章制度,明文要求一些公告、文件、政务必须从协同办公管理平台上进行流转,同时切断原有的、传统的纸质信息流转方式。

例如,考勤管理,必须通过OA协同协同打卡。报销流程,公司不再提供纸质的报销单据,而是通过致远OA系统进行在线申报,领导进行在线审批,出纳只根据OA系统上的领导批复进行报销。请假单也不再提供纸质单据,必须在OA系统上进行申报。

另外,要设置新的制度条款,让员工勤快地使用OA。例如,致远公司内部有一个条款,每天待处理协调事项不得超过20项。超过了,会得到一定的处罚。

 

利用其它策略造势、形成“围势”,“迫使”员工爱上OA!

合谷管理曾经实行过这样一个策略:不定期在OA系统上做员工调查,但事先并不会在线下的任何场合提起这件事,只在OA系统上发布,且每次调查只持续一天的时间。参与调查的员工可以获得抽奖的奖品。第一次,抽到奖的员工特别的高兴,而没有抽到奖的员工则很郁闷:为什么我当天没有上OA看看? 第二次,抽到奖的员工特别的高兴,而没有抽到奖的员工则很郁闷:为什么我不能天天上OA看看?第三次,全体员工都参与了调查。

在员工进门的显著位置张贴“你今天OA了吗?”墙上公告栏里也随时张贴着“OA使用冠军表”,提醒员工参与OA使用是可以获得奖品的。部门级公司级各级大会上也要时刻地表示,某项工作已经在OA上进行了详细的布置,大家去详细了解一下,等等。

通过这样一下策略,让员工从“被动”到“主动”,成为一种工作习惯。

 

OA协同系统的使用是企业信息化建设的一个重要组成项目,是有计划、有步骤地实施的,不可能一蹴而就。OA使用的好不好,对企业的经营有没有切实的帮助,不仅仅是信息化部门的事情,而是每一个职能部门,每一位员工的事情。本文中仅仅写到了一些简单的处理方法,更多的好办法还得从实践中得来!

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