为什么日本人布置工作要说5遍？

    时间：2025-11-12

 

 

日本人交代工作得说五遍？

乍一听，是不是觉得啰嗦？效率在哪？可仔细一琢磨，背后还真有不少门道。

记得很久之前，我去日本考察，第一次接触这种工作方式，我也挺纳闷：一件事反反复复讲，真的高效吗？

直到体验了一番，才发现前期多花5分钟，背后省下的是50%的沟通成本和100%的返工风险。

单从工作方法和团队管理的角度来看，这种布置工作的小细节，的确值得每位带团队、搞项目的人深思。

下面，我浅谈一下自己的想法。

 

01，     布置工作，为什么非要说5遍？

首先，他们特别讲究“面子”，怕丢人。

你想啊，万一因为自己没听明白搞砸了，在团队面前多难为情，还连累同事。所以干脆就把丑话说在前头，有啥不明白的当场就问清楚，总比事后捅娄子强。

其次，也和他们的老传统有关。

以前的日本公司，基本上是你一辈子待在那儿，晋升也论资排辈。这么一来，上司带你就跟师傅带徒弟一样，反正大家要相处几十年，也不怕你后来者居上，前期多花点时间把你教明白，后面大家都省心。

所以，说5遍这套流程，目的是确保大家在目标、路径、标准上达成高度一致，最大限度减少后期摩擦。

接下来，我们看一看交代工作5步法，到底包含了哪些具体的内容？

 

02，     如何使用5步法，布置工作最高效

对于5步法，我们抛开理论，就像交流经验一样，聊聊怎么用才高效。

别到时候，下属猜着干活，最后交上来东西不对，你还得一肚子火。

（1）   “你把事说清楚”，这是你的基本功

布置任务前，核心就一点，结构化表达，说清比听懂更重要。

你要确保自己输出的是完整、无歧义的，避免使用“尽快”、“大概”等模糊词汇，用具体的数字去表达。

要干啥：不是“做个PPT”，而是“做关于上一季度销售数据的总结PPT，在10页之内”。

做成啥样：“数据要准确，重点突出南区增长率，整体风格用公司标准模板。”

啥时候要：“本周四下午3点前发我初稿。”

关联方：想是否需要跨部门协作？

说要求时，养成习惯性 checklist，如果发现自己无法在30秒内把任务说具体，说明你自己都没想清楚。

那下属做出来的活不行，至少有一半的原因是在你。这一步没做好，后面全是无用功。

 

（2）   “让下属复述一遍”，这是验证接收第一步

布置任务最怕的就是，你以为的和他听到的是两码事。

你说完了，千万别问“听懂了吗？”（99%的人都会回答懂了）。

直接说：“好，为了避免我讲乱，重复一下，你要做什么？”

这一步，听下属复述，听3个关键点：

1.对象/范围有无偏差？ 2.核心标准有无遗漏？ 3.时间节点是否准确？

他可能会说：“汇总上季度销售PPT，明天给您。”

你马上就能听出来，他漏了“周四下午3点”和“重点突出南区”这两个关键点。

任何偏差，都不是员工的错，而是沟通出现漏洞。发现偏差后，立马补充纠正：“我可能没讲明白，这里我再强调一下……”

这时候纠正，成本为零。要是等他交上来完全跑偏的东西，那成本就太大了。

 

（3）   “讲清为啥要这么干”，这是激发责任感的关键

这一步是让员工明白做事背后的意义，让他从干活的人变成操心的人。

背景和战略意图+赋予意义，你可以这么说：

“知道为什么重点看南区吗？因为下个季度公司资源要向南区倾斜，咱们这个PPT就是要说服老板为什么该这么做。”

培养员工的“老板思维”。懂得为何而战的员工，在做的过程中，就会主动思考调整，甚至创造性地超出预期。

当你抱怨下属拨一拨动一动，不主动思考时，先反省一下，你是否只把他当成了手，而从未激活他的脑？

 

（4）   “一起想可能会卡在哪”，这是给自己省事      

聪明的管理者，不是等出了问题再去救火，而是提前把火苗掐灭。

这一步是主动管理风险，引导员工思考执行过程中的潜在障碍。

管理者可以提问：“根据你的经验，你觉得在做这件事的过程中，可能会遇到哪些困难或风险？需要我提供什么支持？”

员工可能会提出如：跨部门协作可能不畅、缺乏某方面数据、时间可能紧张等问题。

此时，管理者的角色是资源提供者。可以当场承诺：“A部门的协调我来沟通”、“B资料我下午发你”。

你看，潜在的风险提前排除了，避免了中途停工跑来跟你求救的尴尬。

 

（5）    “问你有更好的想法吗”，这是把下属用活的关键

最后一步是点睛之笔，从“要我做”到“我要做”。

你可以问：

“事情就是这么个事情，从你的角度看看，有没有更好的主意？如果你全权负责，你会怎么做？”

他可能会说：“我觉得除了数据，加一张南区客户的好评截图可能更有说服力。”

这个点子可能你想不到，但很棒。

即使下属想法不成熟，这种尊重也会让他觉得，这不是老板的活，是我的活，干劲完全不一样。

显然，这是成本最低、回报最高的创新来源。让最接近工作一线的人贡献智慧，往往能发现管理者视角看不到的优化点。

 

写在最后：

我们不一定非要照搬日本的5遍法，但这种层层确认的思路确实值得借鉴。

很多时候，工作中出现的差错，根源就在于最初那几分钟的沟通不到位。

在这，我有个建议，觉得可以一试：

紧急小事：可能只需要前两遍，快速确认即可

重要项目：往往会严格执行全套流程，甚至反复讨论

对新员工：更耐心地走完全过程

对老员工：可能只需确认关键点即可

前期多花5分钟确认，可能省去后期5小时的返工。这不就是真正的磨刀不误砍柴工吗？

话说，布置工作时，这5步你都做到位了吗？评论区聊聊哦，